Bien
ouvrir un compte client en ayant négocié ses conditions et mode de paiement est
bien entendu une première étape indispensable. Vous allez maintenant pouvoir
lui vendre vos produits ou vos services. Vient
alors la deuxième étape qui est la facturation. C’est sur cette base que
vous allez pouvoir récupérer votre argent. Elle
doit donc être particulièrement soignée. Voyons les éléments essentiels:
Tout
commence par une bonne prise de commande.
Vous devez être d’accord avec votre
client sur l’ensemble des termes qui font la vente. Il s’agit bien entendu
du produit ou du service vendu, mais également des conditions et délais de
livraison ainsi que du prix. Cet accord
doit absolument être matérialisé. Vous devez donc en avoir une trace
écrite. Dans certaines professions très orales cela peut être compliqué,
surtout si le délai entre la commande et la livraison sont courtes et que les
opérations sont répétitives (ex : les grossistes en fruits et légumes).
Toutefois, seul l’écrit vous permettra de justifier qu’il y avait bien un
accord avec le client et que vous l’avez rempli en le respectant.
Tout
cela signifie que si vous êtes en
désaccord avec le client sur le prix (par exemple), vous devez lui envoyer une confirmation de commande
spécifiant le prix que vous allez lui appliquer. Le client doit retourner cette confirmation de commande signée.
Vous pourrez alors exécuter cette commande. Si vous ne faites pas cela
attendez-vous à des litiges et donc à des factures non réglées ou réglées
partiellement.
Le
deuxième élément à soigner c’est la
preuve de la livraison. Que cela soit un produit ou un service, vous devez obtenir du client un document signé dans
lequel il reconnaît avoir reçu le service ou la marchandise et qu’elle était
conforme. Pour les produits, il s’agit le plus souvent de la lettre de voiture du transporteur. Elle doit être signée par le
client et vous devez en avoir une copie. Cela vous permettra de savoir si le
client a fait une remarque à la réception du produit comme des manquants ou des
paquets abîmés. S’il s’agit de services, vous devez faire signer au client un PV de réception qui doit être sans
réserve. S’il devait y en avoir, il faudrait les lever ou les contester. Mais
le fait de le savoir vous permet d’agir.
Enfin,
il est essentiel de facturer rapidement.
Si vos conditions sont 60 jours nets. C’est la date de facture qui fait foi. Si
vous ne facturez qu’une fois par semaine, vous perdez en moyenne 3,5 jours de
trésorerie. Cela peut représenter des montants très importants.
Il
est vrai que si vous avez comme condition de règlement fin de mois - 45 jours
(par exemple), toutes les factures faites durant le mois m seront réglées le 15
de m+2. Vous pouvez donc vous dire que faire les factures une fois par mois n’a
pas de conséquence. Toutefois, une
facture ne sera réglée que si elle est validée par son donneur d’ordre (en
général le service achat du client). Les
circuits de validation dans les entreprises sont parfois longs. Plus vous
facturerez vite, plus vous avez une chance d’être réglé à l’échéance.
Votre encaissement client dépend
directement de la qualité de votre facturation. Elle doit être solide, car supportée par des documents
écrits qui justifie que vous avez vendu exactement ce que le client souhaitez.
Elle doit être rapide pour ne pas de perdre de jours de trésorerie et pour
permettre au client de la valider avant l’échéance. Soignez vos factures.
Michel
Pivot (15 mars 2016)
DAF Evolution
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