mardi 4 septembre 2018

Préparer le budget en amont

Vous avez décidé de faire un budget cette année, c’est votre première fois ou c’est un exercice que vous faites tous les ans. Dans tous les cas, c’est une bonne opportunité pour votre entreprise de progresser. Mais ne vous lancez pas la tête la première. Le budget cela doit se préparer pour qu’il soit vraiment efficace. Voyons ce que cela signifie. De notre point de vue, il y a trois préparations à envisager. En fait quelque part elles sont liées. Voyons de quoi il s’agit.

* La première opération consiste à se fixer les objectifs du budget. Si vous faites des plans à trois, aujourd’hui souvent appelés Business Plan, vos objectifs sont déjà fixés, puisque vous avez conduit une réflexion stratégique et défini une feuille de route sur les 3 ou 5 prochaines années. Mais, toutes les entreprises ne font pas ce travail et notamment dans les petites faute de temps et parfois également de compétences. Il n’en reste pas moins que vous devez définir ce que vous voulez obtenir sur l’année prochaine, et cela dans une vision à plus long terme. Vous devez donc, a minima, avoir une réflexion sur le but que vous visez sur l’année suivante. Cela vous permettra de définir des priorités sur la façon dont vous utiliserez l’argent que vous aurez à disposition grâce à vos ventes.

* La deuxième opération c’est de planifier le travail. Si vous êtes tout seul dans votre entreprise, la planification sera sans doute plus simple que si vous avez du personnel. Mais dans tous les cas, vous devez réfléchir à l’organisation. La première chose c’est de fixer une date à laquelle votre budget devra être prêt. Vous pouvez alors faire un rétroplanning dans lequel vous fixerez les grandes étapes. Si vous avez différents services, cela permettra à chaque service de savoir ce qu’il devra faire et pour quand. N’oubliez pas que le travail du budget, même si c’est un travail ordinaire, il vient se rajouter au travail quotidien des équipes qui doit être fait. Donc le planning doit à la fois être ambitieux, car il faut mettre du rythme, si l’on veut que cela avance, mais il doit aussi être réaliste, si vous ne voulez pas que les équipes se découragent. Cette planification est essentielle. Le temps passé à la préparer, c’est en fait du temps de gagner pour la suite, car chacun connaîtra sa partition.

* La troisième opération c’est d’impliquer vos équipes. Elles doivent comprendre à quoi sert le budget, comment il est indispensable pour l’entreprise et en quoi leur rôle est primordial. Le budget c’est d’abord un travail d’équipe. Vous n’obtiendrez cela que par la pédagogie et en impliquant vos équipes. La pédagogie pour expliquer pourquoi le budget et comment il servira tout au long de l’année suivante. L’implication qui commencera dès la phase de préparation en les impliquant dans la détermination des objectifs (voir ci-dessus) et dans l’élaboration du plan de travail. C’est seulement si vos équipes sont impliquées et qu’elles comprennent les objectifs que vous aurez un bon budget. Cette implication se fait avant le budget, pendant, c’est trop tard.

La qualité d’un budget dépend donc d’abord de sa préparation avec des objectifs clairs, un planning défini et des équipes motivées, car elles auront compris les raisons et objectifs du budget et que vous les aurez impliquées.

 

 

Michel Pivot (4 septembre 2018)             
DAF Evolution

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