De
par mes activités dans le cadre de ma société DAF Evolution, je vois beaucoup
de sociétés. J’ai ainsi pu construire un référentiel des bonnes et mauvaises
pratiques de la gestion du poste client. La qualité de cette gestion constitue
le socle de la relation de votre société avec vos clients et donc de votre
cash. On constate toutefois que cela est par trop souvent négligé. Rappelons
donc ce qui est essentiel :
La
gestion du poste client commence même avant l’ouverture du compte client. En
effet, dans beaucoup d’entreprises le cycle de vente est long. Il constitue par
conséquent un investissement important pour votre entreprise. A quoi cela sert-il
de faire un tel investissement si au final votre prospect n’a pas les
ressources pour payer votre prestation ou votre produit. La première chose à
faire est donc d’évaluer la capacité financière de l’entreprise que vous
ciblez. Il existe de nombreuses sociétés sur le marché qui vous permettent d’avoir
une évaluation de la situation financière des entreprises. Certaines sont
gratuites, la plupart sont payantes, mais cela constitue un investissement qui
vous sera fort utile.
Quand
vous commencerez à vendre à votre nouveau client, cette information financière
vous permettra de définir le niveau d’encours que vous lui autoriserez. Ce
plafond d’encours constitue pour vous le risque maximum que vous souhaitez
prendre sur ce client. Pour être efficace, ce plafond doit être inscrit dans la
fiche client. Il doit être bloquant par défaut, de sorte que quand l’encours
est dépassé il ne soit plus possible de préparer de nouvelle commande. Ce blocage
va obliger l’entreprise à prendre une décision qui peut être d’accepter cette
nouvelle commande, de la refuser ou de demander qu’elle soit payée d’avance.
Mais c’est vous qui allez prendre une décision et qui donc allez piloter votre
risque client.
L’ouverture
du poste client dans votre comptabilité et / ou dans votre logiciel de gestion
commerciale ne doit pas être faite n’importe comment. Le plus important c’est
que le numéro Siret de votre client soit obligatoirement saisi, et qu’il y ait
un contrôle automatique de non-doublonage. Si cela n’est pas fait, et qu’en outre
vous avez plusieurs personnes qui ouvrent des comptes, vous courrez le risque d’avoir
plusieurs fois le même client dans votre base. Cela compliquera très fortement
le suivi comptable des opérations avec des factures dans un compte et des
règlements dans un autre.
Par
ailleurs, il est indispensable que les conditions de règlement soient inscrites
dans la fiche client. Cela veut dire qu’elles ont été négociées au moment de la
signature du contrat. Vos commerciaux doivent avoir été formés à cela. Par
condition, on entend le moyen de paiement et les délais de paiement. Pour
mémoire, il faut proscrire le chèque et la traite (sauf si vous avez une ligne
d’escompte). Les conditions de règlement sont celles de la LME, mais dans bien
des métiers il est possible de demander des acomptes. Faites-le.
La
gestion du poste client est donc indispensable pour pouvoir accélérer le cash. Une
mauvaise organisation aura pour conséquence des blocages et des ralentissements
qui constitueront un handicap dans la gestion de votre trésorerie. Alors, ne
négligez pas votre poste client.
Michel
Pivot (15 avril 2014)
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