Le DAF un formateur et un coach

Lorsque l’on parle du DAF (Directeur Administratif et Financier), on pense d’abord à ses qualités techniques, à ses savoirs faire. Il est vrai qu’ils sont nombreux et dans de multiples domaines. Ce sont donc des personnes très bien formées. Mais cela en fait-il pour autant de bons responsables de services. Non, car l’essentiel, et nous l’avons vu dans les articles précédents, est les qualités humaines. Nous voulons aborder ici deux aspects fondamentaux, les qualités de formateur et de coach du DAF. Voyons de quoi il ressort:

La finance et la gestion de la pression

Comme beaucoup de secteurs dans l’entreprise, mais peut-être plus que d’autres les équipes financières sont soumises à une pression constante. Cette pression, elle vient d’abord de la nécessité de produire en permanence une information financière rapide et fiable. Elle est aussi liée au métier même qui parfois est annonceur de mauvaises nouvelles et le messager est rarement le bienvenu. Alors, comment gérer cette pression: 

La finance une équipe solidaire

Lorsque vous travaillez dans un service lié à la finance de l’entreprise, il y a une pression permanente liée à la production des données financières et à leurs analyses. Bien sûr cela n’est pas propre à ce seul service, mais c’est une des données à prendre en compte. Il faut toujours produire plus vite, car plus une donnée est récente, plus elle est pertinente et permet de prendre des mesures efficaces. Dans cet environnement, la solidarité de l’équipe est essentielle, voici quelques pistes pour la mettre en place :

Le DAF d'abord un communicant

Lorsque nous réfléchissons aux qualités nécessaires pour les métiers de la finance, nous pensons d’abord aux compétences techniques. Il est vrai qu’elles sont nombreuses, et selon les différents métiers plus ou moins prégnantes. Comment faire une bonne consolidation sans maîtriser toutes les règles comptables ? Mais dans cet article nous souhaitons mettre en avant un aspect souvent négligé, mais au combien essentiel. Nous le ferons pour le Directeur Administratif et Financier (DAF), mais cela s’applique à la grande majorité des fonctions finances. Le DAF doit être un bon communiquant, voyons pourquoi:

Relance client - l'aide logicielle

Si vous suivez régulièrement les articles publiés, vous comprenez l’importance d’une bonne relance client pour optimiser les règlements des clients. La relance client, comme beaucoup de travaux est faite de nombreuses actions. Cette multitude d’actions nécessite un suivi précis qui doit être organisé. C’est pour faciliter ce travail que l’informatique est un allié précieux. Mais il y a bien des degrés différents d’aide, alors voyons cela:

Excel de l'importance de la formation

Excel, comme nous vous l’avons expliqué est un outil formidable au service des financiers, mais il est aussi un outil dont la fiabilité dépend beaucoup de la compétence de l’utilisateur. Lorsque l’on comprend cela, il devient vite évident que l’entreprise a tout intérêt à faire en sorte que les utilisateurs soient formés. Or de façon relativement curieuse, même si de nombreuses formations existent, il n’y a pas une approche systémique de cette formation. Voyons ce qui nous paraîtrait important:

Excel: intérêts et limites

Parmi tous les outils dont disposent les financiers, il en est un qui devient incontournable. Il s’agit bien entendu du tableur. Nous parlerons ici d’Excel, mais peut importe son nom, il est indispensable dans toutes les parties de la gestion de l’entreprise et bien sûr bien au-delà. Il est devenu, anodin, dans le sens où il fait tellement partie de notre environnement que nous n’y apportons pas toute l’attention qu’on devrait y faire. Parlons ici de ses intérêts, mais aussi de ses limites :

Les outils informatiques au service du comptable

Les services comptables, comme bien d’autres doivent toujours faire face à des gains de productivité. Ils bénéficient dans ce cadre d’outils informatiques qui leur permettent de faire ce qui autrefois était fait à la main. Ces outils sont nombreux et parfois partagés avec d’autres services. Il ne s’agit pas de faire ici un catalogue, mais de citer ceux qui nous paraissent les plus pertinents. Voyons cela:

L'organisation des achats

Les achats ont un triple impact sur votre entreprise. La qualité de vos achats aura un effet sur la qualité de vos produits. Le coût des achats impactera votre résultat. Le coût et la façon dont vous réglerez vos fournisseurs auront des conséquences sur votre trésorerie. C’est donc quelque chose d’essentiel dans l’entreprise et il est donc primordial de bien les organiser. Voyons quelques aspects principaux:

Les fournisseurs stratégiques

Dans l’article précédent, nous vous avons exposé la matrice de Kraljic et en quoi elle était utile dans l’analyse de votre portefeuille fournisseur. Elle induit une approche différenciée selon le type de fournisseurs. Nous voulons approfondir ici les fournisseurs stratégiques, car ils sont essentiels pour votre entreprise. Voyons quelques éléments clefs:

La matrice de Kraljic

La gestion de vos achats est essentielle à la fois pour son impact sur le résultat et sur votre trésorerie. Vous devez donc établir une stratégie et définir des politiques. En effet, vous avez en face de vous des fournisseurs de nature et d’importances différentes pour votre activité. Vous pouvez vous aider en utilisant la matrice de Kraljic. Voyons ce qu’il en est:

Les fournisseurs, l'approche différenciée

Pour améliorer votre résultat et votre trésorerie, vous devez essayer d’optimiser vos achats. En effet si vous achetez moins cher, vous ferez une meilleure marge et vous aurez moins besoin de sortir de trésorerie. L’optimisation des achats est donc une belle idée, mais les fournisseurs ont une vue diamétralement opposée à la vôtre et vous n’êtes pas toujours en position de négocier. C’est là qu’intervient ce que nous appelons l’approche différenciée. Voyons cela :

Le coût marginal

Dans la vie de l’entreprise, vous allez vous trouver face à des demandes différentes de vos clients. Dans certains cas, elles pourront vous paraître extravagantes, car les prix demandés seront beaucoup plus faibles que le prix de vente que vous pratiquez habituellement. La première réaction sera de refuser, mais arrêtez-vous et pensez PRIX MARGINAL. Nous allons vous expliquer cela :

Les différents types de coûts

Calculer vos prix de revient c’est donc essentiel. Ce n’est pas une mince affaire et la première chose à comprendre c’est les différents types de coûts. Nous l’avons déjà évoqué dans l’article précédent, mais il nous paraît important de revenir sur ce thème plus en détail. Alors, voyons de quoi nous parlons :

Formation du prix de revient

La maîtrise de vos prix de revient est essentielle, d’abord, bien sûr parce qu’elle vous permet de connaître votre marge et définir votre politique de prix. Elle vous permet aussi de savoir si vous devez poursuivre l’exploitation d’un produit ou le revoir, voire l’arrêter. Il est donc fondamental de bien connaître ses prix de revient pour prendre les bonnes décisions. La formation du prix est donc essentielle, mais cela signifie quoi ?

Prix de revient et prix de vente

Les entreprises sont faites pour vendre, c’est une évidence, bien sûr. Mais pour vendre, il faut que le produit réponde aux attentes des clients et que son prix soit correct. Cela est bien, mais encore faut-il que la marge entre le prix de vente et le prix de revient soit suffisante pour vivre et se développer. Cette relation entre prix de revient et prix de vente est donc essentielle. Voyons ces liens:

Affacturage - Les risques divers

Vous avez mis en place une gestion efficace de tout votre poste client avec une facturation solide, un risque et une relance bien gérée. C’est parfait, vous avez un bon dossier à présenter au factor. Mais, il va considérer d’autres risques, et sans en faire une analyse exhaustive, il est bon d’en examiner un certain nombre. Voyons trois risques à bien comprendre pour les maîtriser:

Affacturage - La qualité de la relance

Vous avez une facturation efficace et sécurisée, votre portefeuille client est le plus solide possible, voilà deux bonnes choses de faites. Le factor souhaite également que vous ayez une relance de vos clients efficace pour que l’argent rentre bien. Aux yeux de la banque, qu’est ce que cela signifie:

Affacturage - Le risque client

Dans le cadre de votre contrat d’affacturage, la banque vous finance et récupère l’argent auprès des clients. Si votre facture est de qualité, le deuxième risque pour la banque c’est que le client ne le soit pas. Vous prêter de l’argent c’est bien, mais le récupérer c’est indispensable. La banque va donc examiner de près votre risque client. Voyons ce que cela signifie:

Affacturage - la qualité de la facture

L’affacturage est aujourd’hui le mode de financement préféré des banques pour le court terme. Dans bien des cas, vous serez obligé d’y passer si vous avez besoin de vous financer. Il est donc important de bien comprendre le point de vue du banquier, car vous serez plus à même de vous mettre dans la meilleure position possible pour négocier. L’affacturage étant un financement basé sur la facture du client, le premier point à aborder est donc la qualité de cette facture. Voyons ce que souhaite le factor :

ERP - le choc du changement

La mise en place d’un ERP, qu’il soit le premier, ou qu’il remplace un ERP existant est bien sûr un investissement important pour l’entreprise. Comme tout investissement, il est souhaitable que cela soit une réussite. Cette réussite est conditionnée par bien des éléments, comme la qualité du choix, les moyens disponibles pour sa mise en place. Il y a un élément qui est souvent négligé, c’est l’impact sur les équipes. C’est ce que nous appelons le choc du changement. Voyons ce qu’il en est:

ERP - Garder la mémoire

Après de longs efforts, vous avez mis en place votre nouvel ERP. C’est sûr, cela ne s’est pas fait sans des difficultés. Mais vos équipes se le sont approprié et l’impact du progiciel sur votre entreprise est maintenant positif. Vous avez de quoi vous réjouir, et vous avez raison. Mais attention, le plus dur est à venir : il faut maintenir l’efficacité de l’ERP sur la durée. Voyons de quoi il ressort :

ERP - Les conditions du succès

L’investissement que représente un ERP est important. Il s’agit bien sûr de l’investissement en terme financier, mais également des conséquences sur l’entreprise de sa mise en place. Qu’elle soit mal réussie et l’entreprise se traînera cela pendant des années. A contrario, que cela soit bien fait et elle bénéficiera d’une efficacité accrue. Il est donc essentiel que le projet soit une réussite. Voyons quelques éléments clefs:

Pourquoi mettre en place un ERP

Un ERP (Enterprise Ressource Planning ou en français, Progiciel de Gestion Intégré) est un logiciel de gestion qui permet de gérer et suivre l’ensemble de l’activité d’une entreprise. Posséder un logiciel ERP, c’est permettre à son entreprise d’avoir un avantage concurrentiel certain. Mais quels sont ses bénéfices ?

ERP à demeure ou dans le Cloud

Lorsqu’une entreprise commence à atteindre une taille suffisante, vient immanquablement la question de l’ERP. Rappelons qu’un ERP (Entreprise Ressource Planning) est un logiciel intégré qui permet de gérer tout ou partie de l’entreprise. Cela peut donc aussi bien être la gestion de production, la gestion commerciale, la comptabilité ou la paie. Le choix de l’ERP est donc un choix important. Parmi les critères de choix se pose la question du mode de fonctionnement à domicile ou dans le cloud:

La relance client - Le travail en aval

Votre société est maintenant organisée pour traiter la relance des clients d’une façon efficace. Vous avez donc de nombreux retours de vos clients, certains positifs avec des règlements à la clef, mais d’autres qui le sont moins. En effet, un certain nombre de vos clients vont se réfugier derrière des litiges pour justifier qu’ils ne vous règlent pas. Tant que leur situation ne sera pas éclaircie, vous n’obtiendrez pas votre règlement. Il est donc important de mettre en place une organisation pour traiter les litiges. Voyons cela :

La relance client - L'organisation du travail

Compte tenu de l’enjeu de trésorerie qui est lié à la relance client, il est particulièrement important de soigner cette relance. Cela signifie qu’il ne faut pas laisser la place à l’improvisation. Il est essentiel d’organiser le travail. Cela passe par le choix des personnes, la planification et les modes de relances. Voyons ces trois éléments:

La relance client - le travail en équipe

Pour bien relancer vos clients, vous avez fait tout le travail en amont de sorte à disposer d’une information claire et pertinente. C’est parfait, la base est là. Maintenant, il faut faire la relance. Pour cela, vous avez monté une équipe qui en a la responsabilité. Vous pensez que maintenant tout va rouler. Il manque encore un ingrédient, comprendre que la relance est un travail d’équipe. Voyons pourquoi:

La relance client - le travail en amont

Il est des pays heureux où la relance client n’existe pas ou pratiquement pas. Oui, cela existe et j’ai pu l’expérimenter en Suède. Mais ce n’est pas le cas en France. Si nous ne relançons pas nos clients, au moins un certain nombre d’entre eux, ne nous réglerons pas. Puisque c’est un fait en France, il faut en tenir compte. Toutefois, la relance ne sera vraiment efficace que si des pratiques de qualité sont mises en place en amont. Voyons les principales :

Les réseaux d’entreprises plus qu’une simple aide financière

Lorsque vous souhaitez créer une entreprise, il vous faut bien sûr de l’argent, mais vous avez également besoin d’être entouré, conseillé. C’est pour cela que les couveuses d’entreprises ou les pépinières existent et elles sont fort utiles. Il existe également toute une série de réseaux qui peuvent vous aider et vous accompagner. Nous évoquerons ici principalement le réseau Entreprendre, mais il y en a d’autres comme Initiative France. Voyons ce qu’ils peuvent vous apporter :

Indépendant: quelles solutions

De nos jours, un grand nombre de personnes souhaitent exercer leur activité en vendant leur force de vente. Que cela soit contraint, parce qu’ils n’arrivent pas à trouver un poste de salarié en CDI ou par choix, se pose la question de savoir sous quel format exercer. Nous avons vu il y a deux semaines, que l’option couveuse d’entreprise existe, mais tout le monde ne peut pas ou ne souhaite pas y entrer. Voyons quelles sont les autres solutions :

Les pépinières d'entreprises

Vous avez votre idée pour votre nouvelle entreprise et vous êtes sûr qu’elle est bonne. Vous l’avez peut-être testée dans une couveuse, comme nous l’avons expliqué dans notre article précédent. Il est en tout cas, maintenant, temps de créer votre entreprise et de vous lancer dans le grand bain. Pourquoi ne pas profiter dans ce cadre-là d’une pépinière d’entreprises ? Voyons de quoi il s’agit :

La couveuse - un premier pas

Dans nos écoles, nous n’apprenons rien ou pas grand-chose sur les entreprises et les affaires. Pourtant, à un moment de notre vie professionnelle, nous pouvons avoir un projet d’entreprise qui germe. L’envie devient si forte que nous sommes prêts à sauter le pas et à créer notre propre société. Mais la crainte de l’échec et ses conséquences nous tenaillent. Alors, pourquoi ne pas démarrer dans une couveuse ?

Assurance crédit - des règles à respecter

Vous avez conscience des enjeux du risque client et vous avez mis en place une assurance crédit. Vous avez fait une bonne part du travail, mais ne vous arrêtez pas en route. L’assurance crédit génère des contraintes, et il y a des règles à respecter si vous voulez qu’elle soit vraiment utile pour votre société. Voyons les principales :

Assurance crédit - une solution à envisager

En tant qu’entrepreneur ou dirigeant d’entreprise, vous êtes convaincu qu’il est nécessaire de ne travailler qu’avec des clients en mesure de vous payer. Cette prise de conscience est essentielle, il faut maintenant définir comment vous allez vous prémunir contre des clients insolvables. Il existe une solution qui est de recourir à l’assurance crédit. Voyons comment elles fonctionnent :

Crédit client - où trouver l'information

Vous pensez que vendre c’est bien, mais être payé c’est mieux. Cela signifie que vous allez mettre en place une analyse du risque client au sein de votre entreprise. L’objectif sera de définir si vous pouvez faire affaire avec un prospect et jusqu’à quel niveau d’encours vous êtes prêt à aller. Il vous reste justement à définir ce niveau d’encours et pour cela la première étape c’est d’obtenir des informations. Mais où les trouver :

Pourquoi accorder un crédit à un client

En tant qu’entrepreneur, notre premier souci c’est bien sûr de vendre. Plus nous vendons, plus nous sommes heureux, car notre société marche bien. Cela est bon bien sûr pour nous nos employés et tous ceux qui gravitent autour de l’entreprise. Alors puisque l’objectif est de vendre, pourquoi se poser des questions sur le crédit à faire à un client ? C’est en quelque sorte se faire un nœud au cerveau. Nous pensons qu’au contraire c’est absolument nécessaire. Voyons pourquoi :

La comptabilité en partie floue

Dans ce blog, vous l’avez compris, nous considérons que la comptabilité est essentielle à la qualité du système d’information de l’entreprise et par conséquent à la prise de décision de gestion. Toutefois, si nous parlons de la comptabilité générale (celle qui permet d’établir bilan et compte de résultat), il faut bien comprendre que l’information n’est pas à prendre systématiquement pour argent comptant. L’image renvoyée par la comptabilité n’est pas toujours aussi nette qu’on le souhaiterait, on peut même parler de flou. Voyons pourquoi :

La comptabilité et les normes

La comptabilité générale c’est celle qui nous permet de connaître la richesse de l’entreprise (le bilan) et les profits générés sur la période (le compte de résultat). Elle est régie par des normes. En d’autres termes, l’entreprise n’est pas libre de comptabiliser comme elle le souhaite. Elle doit appliquer des règles. Voyons pourquoi elles existent et ce que cela implique.

La comptabilité une et multiple

Vous avez bien compris que la comptabilité est un outil indispensable du pilotage de l’entreprise. Je dis indispensable, mais bien sûr pas unique, heureusement. Toutefois, il est essentiel de comprendre que parler de la comptabilité c’est un terme qui englobe bien des éléments différents. Dans cet article, nous distinguerons deux types : la comptabilité générale et la comptabilité analytique. Explorons-les. 

La comptabilité - Cet essentiel

Parlez de la comptabilité à un dirigeant, à un commercial, à un ingénieur … et vous verrez leur visage se fermer et une moue apparaître. Bien sûr, je caricature. Mais il est vrai que pour nombre des salariés des entreprises hors fonction finance, la comptabilité est une sorte d’ovni. On ne comprend pas comment cela fonctionne, ni sa véritable utilité, et du coup, elle est vécue comme une contrainte. Alors il est important de comprendre ce que c’est et pourquoi c’est essentiel. Voyons cela.

Indicateurs du compte de résultat

Le compte de résultat nous permet de suivre le bénéfice que génère notre activité sur une période. Il existe de nombreux indicateurs différents. En France, nous avons notamment les soldes intermédiaires de gestion (SIG) dans la comptabilité internationale (norme IFRS ou anglo-saxone), il y a l’EBIT et l’EBITDA. Essayons de voir les points de rapprochement entre la France et l’international.

DSO, DPO et DIO

DSO, DPO et DIO encore trois acronymes d’origine anglaise. D pour Daily soit journalier, O pour Outstanding soit non soldé et S pour Sales (les clients), P pour Purchase (les fournisseurs) et I pour Inventory (les stocks). Il s’agit donc de 3 ratios qui permettent d’évaluer les soldes clients, fournisseurs et stocks du bilan en nombre de jours de vente, d’achat ou de consommation. Voyons comment on les calcule et pourquoi ils sont importants.

Meilleurs voeux 2017

Je souhaite à tous mes lecteurs, habituels ou de passage, une excellente année 2017 avec la santé, absolument indispensable et prioritaire, et beaucoup de succès dans vos entreprises quelles qu’elles soient.

Je continuerai en 2017 de faire régulièrement des articles autour de la gestion et de la finance. Si vous avez des thèmes que vous souhaitez que j’aborde, n’hésitez pas à m’en faire part en m’envoyant des commentaires. 

Par ailleurs, j’ai décidé de compléter mon blog par des petites vidéos que j’essaierai de faire tous les quinze jours. Vous les trouverez sur la deuxième page de mon blog, ou sur ma chaîne YouTube (https://www.youtube.com/channel/UCfxPAVKQmZHlPJIL_nse-cA). Les thèmes abordés ne seront pas forcément en ligne avec ceux de mes articles. En 2017 les vidéos porteront d’abord sur la trésorerie et les moyens de l’améliorer. 

Encore tous mes vœux. 

 

Michel Pivot (1 janvier 2017)

DAF Evolution