Les
services comptables, comme bien d’autres doivent toujours faire face à des
gains de productivité. Ils bénéficient
dans ce cadre d’outils informatiques qui leur permettent de faire ce qui
autrefois était fait à la main. Ces outils sont nombreux et parfois partagés
avec d’autres services. Il ne s’agit pas de faire ici un catalogue, mais de
citer ceux qui nous paraissent les plus
pertinents. Voyons cela:
Le premier est bien entendu le logiciel
comptable, qui peut être intégré à d’autres
logiciels comme un ERP, mais surtout dans les petites entreprises peut-être
isolé. C’est le logiciel de base qui va
permettre d’enregistrer toutes les opérations faites par l’entreprise. Il
comprend toujours 2 séries de comptes. Les comptes de comptabilité générale qui permettent d’établir les documents
financiers comme le bilan et le compte de résultat. Les comptes analytiques qui permettent à l’entreprise de calculer et de
suivre ses prix de revient. C’est donc l’outil essentiel du comptable. Il peut être relié à d’autres outils
informatiques comme la paie, la facturation, les immobilisations. Plus
votre entreprise va être importante, plus elle aura des logiciels qui sont
intégrés (jusqu’à un ERP complet) qui vont permettre d’accélérer la production
de l’information financière par la réduction des doubles saisies. Cela permet également de limiter les erreurs.
Cela signifie cependant que les équipes doivent être formées à la bonne
compréhension et utilisation de tous ces logiciels qui les concernent.
Le logiciel de trésorerie, est un outil que l’on trouve beaucoup moins dans les
entreprises, surtout les petites, mais il est important de connaître son
existence, car il permet de suivre votre
trésorerie en récupérant les informations issues de vos banques. Cet outil
ne sera pas pertinent dans une TPE ou une petite PME, car les besoins sont
faibles, mais il le devient dès que votre entreprise commence à croître et qu’il
est nécessaire pour vous de connaître votre situation et de vous projeter dans
l’avenir. N’oubliez pas que sans trésorerie, votre entreprise ne survit pas
longtemps.
Le logiciel de relance est un outil dont on parle assez peu souvent. Il permet d’organiser la relance de vos clients et d’enregistrer
tout ce qui a été fait avec eux. Dès que vos comptes clients se multiplient
et que leur retard commence à s’accumuler, ce type d’outil est d’une grande
utilité et peut donc être mis en place pour accélérer vos rentrées de
trésorerie.
Le dernier logiciel dont nous parlerons ici est présent dans toutes les
entreprises. Il s’agit du tableur, très
souvent Excel, mais pas uniquement. C’est un outil qui est devenu
indispensable, car il permet de traiter facilement des données. Il n’est bien
entendu pas utilisé que pour la comptabilité, mais est très utile pour les
comptables. Il le sera d’autant plus que les équipes (comptables ou pas) seront
formées à son utilisation et ses limites.
Il existe donc de nombreux outils à
disposition des équipes financières.
Mais ces outils ne sont que des facilitateurs et des accélérateurs. Il n’empêche pas que votre personnel soit
formé à leur métier de base et qu’ils le soient également à l’utilisation des
logiciels mis à leur disposition.
Michel
Pivot (24 octobre 2017)
DAF Evolution
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