L'organisation des achats

Les achats ont un triple impact sur votre entreprise. La qualité de vos achats aura un effet sur la qualité de vos produits. Le coût des achats impactera votre résultat. Le coût et la façon dont vous réglerez vos fournisseurs auront des conséquences sur votre trésorerie. C’est donc quelque chose d’essentiel dans l’entreprise et il est donc primordial de bien les organiser. Voyons quelques aspects principaux:

Dans de nombreuses PME, il n’y a pas de service achat avec des acheteurs formés. En effet, il faut déjà une certaine surface financière pour pouvoir s’offrir de telles compétences. Si vous avez un service achat, il leur incombera d’organiser les achats, encore faut-il que le mode de fonctionnement soit en phase avec les besoins de l’entreprise dans son ensemble et donc que le seul aspect du coût ne soit pas privilégié. Nous vous renvoyons vers notre article sur la matrice de Kraljic.

Dans les entreprises qui n’ont pas de tel service. Il est important que les achats soient confinés à quelques personnes. Si dans une entreprise tout le monde peut appeler un fournisseur et acheter, alors vous aurez des achats qui ne seront absolument pas optimisés et donc des coûts élevés avec un impact négatif sur votre trésorerie. La première chose à maîtriser est donc de savoir qui peut acheter. 

Lorsque cela est fait, il faut encore définir ce que chacun peut acheter et jusqu’à quel montant. A titre d’exemple, la personne désignée de la production doit pouvoir acheter pour son service, mais ne devrait pas acheter les fournitures administratives. De plus, elle doit être autorisée seule jusqu’à un certain montant, mais au-delà, il faut une double signature. L’objectif ici est de permettre aux gens d’acheter ce qu’ils connaissent le mieux, mais d’empêcher que tout et n’importe quoi soient achetés.

L’idéal est donc de mettre en place une procédure qui va définir l’ensemble des règles du jeu. Il ne s’agit pas de mettre en place quelque chose de compliquer, mais il faut être pragmatique et simple pour que cela soit efficace et surtout utilisé. 

Enfin, il faut former les personnes qui vont acheter, à la fois sur les méthodes d’achats, mais également les enjeux pour l’entreprise sur les trois aspects vus dans l’introduction. Vous ne pouvez pas demander à quelqu’un de faire quelque chose, s’il n’en connaît pas les tenants et aboutissants. Vos personnes chargées des achats doivent avoir quelques connaissances clefs sur la finance : bilan résultat trésorerie, et comprendre les impacts des délais et modes de règlement. 

Vous comprenez donc bien que compte tenu des enjeux pour l’entreprise des achats, vous ne pouvez pas laisser les choses se faire toutes seules. Vous devez absolument organiser les opérations pour optimiser leur efficacité. Cela passe par le choix des personnes habilitées, la mise en place d’une procédure, d’un processus. Enfin, il ne faut pas oublier de les former à la fois aux achats, mais également aux éléments clefs de la finance.

 

 

 

Michel Pivot (10 octobre 2017)

DAF Evolution