Si
vous suivez régulièrement les articles publiés, vous comprenez l’importance d’une bonne relance client
pour optimiser les règlements des clients. La relance client, comme
beaucoup de travaux est faite de
nombreuses actions. Cette multitude d’actions nécessite un suivi précis qui
doit être organisé. C’est pour faciliter
ce travail que l’informatique est un allié précieux. Mais il y a bien des
degrés différents d’aide, alors voyons cela:
Pour faire le bon choix de l’aide
informatique que l’on pourra mettre en place et utiliser, il faut d’abord connaître l’ampleur de la tâche et les
moyens dont on dispose. Si vous n’avez que quelques clients avec des
grosses factures, vous imaginez bien que le travail ne sera pas identique à si
vous avez de très nombreux clients avec des factures de tailles très
différentes. Si votre entreprise est riche, ou si elle a peu de moyens, vous ne
pourrez pas faire les mêmes choses.
* Le premier niveau est d’utiliser, si elle
existe, la zone texte qui est attachée à la facture ou au client. L’avantage c’est que cette information sera disponible pour tous
qui sauront donc où vous en êtes avec le client. Mais cette zone peut-être limitée en nombre de caractères
et elle ne permet pas des rappels
tels que le client m’a promis un chèque pour le 20 mars. Le 21 ou 22 mars, je
vérifie que j’ai bien reçu le chèque. Bien entendu pour ces rappels, il est possible d’utiliser un outil comme Outlook,
mais tout cela devra être saisi à la main.
* Le deuxième niveau est d’utiliser Excel ou
un équivalent. Le principe est d’exporter sur le tableur toutes les
factures non réglées avec leur date d’échéance. C’est sur le tableur que l’on
inscrira les commentaires. Il est possible d’enregistrer le fichier dans un répertoire partagé, ce qui permet à
toutes les personnes concernées de savoir ce qui se passe. Pour le suivi des
actions, il sera possible de combiner
cela avec Outlook. La difficulté ici, c’est de ne pas perdre de l’information lorsqu’une nouvelle extraction de
factures est faite. Il faut donc s’assurer que les commentaires qui avaient été
faits précédemment sont bien repris sur le nouveau fichier. Il faut aussi s’assurer
que le tableau mis en place est bien fiable comme vu dans l’article Excel
Intérêts et Limites.
* Le troisième niveau est d’utiliser un
logiciel spécialisé pour ce type d’opérations. Cela représente un
investissement pour l’entreprise et donc ne peut être fait que par les
entreprises qui en ont les moyens et dont l’activité le justifie. L’intérêt de ce type de logiciel est de
professionnaliser la relance parce
qu’elle permet de définir des politiques
de relance différenciée en fonction des typologies de clients. Elle permet d’avoir un suivi précis de ce qui a été
fait et de ce qui doit être fait avec des rappels automatiques. Elle facilite le travail des chargées de
relance en regroupant toutes les informations relatives au client et
concernant leur travail. Enfin, elle permet
de faire des statistiques sur la relance, mais également sur les litiges
dans la mesure où on a intégré cette dimension.
Vous
pouvez constater qu’il existe différents
niveaux et méthodes de suivis informatiques pour aider la relance. Nous
vous en avons décrit les principaux. La qualité de votre relance et donc l’amélioration
de votre trésorerie en seront impactées. Ces
outils font partie de l’organisation de votre relance, ne laissez donc pas cela
au hasard, définissez exactement ce dont vous avez besoin et mettez-le en
place.
.
Michel
Pivot (14 novembre 2017)
DAF Evolution
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