Excel,
comme nous vous l’avons expliqué est un
outil formidable au service des financiers, mais il est aussi un outil dont la fiabilité dépend beaucoup
de la compétence de l’utilisateur. Lorsque l’on comprend cela, il devient
vite évident que l’entreprise a tout
intérêt à faire en sorte que les utilisateurs soient formés. Or de façon
relativement curieuse, même si de nombreuses formations existent, il n’y a pas une approche systémique de
cette formation. Voyons ce qui nous paraîtrait important:
A
notre sens, la formation qui devrait être envisagée pour les salariés devrait
être à deux niveaux :
* Un niveau de base, dont les objectifs seraient tout d’abord de montrer l’utilité de l’outil avec ses
limites. Il est important que chacun comprenne qu’Excel ou ses équivalents
sont des outils très puissants, mais en même temps, nécessite d’être maniés
avec précaution, car ils n’intègrent pas d’autocontrôle. Cette formation de base doit également donner un ensemble des éléments
de base qui permettent d’accélérer les travaux. Par exemple, il est
important de connaître les principaux raccourcis
clavier qui permettent de gagner du temps. Connaître les différentes formes de copier-coller. Savoir quel type de fonctions est à disposition et
savoir où les trouver et comment utiliser l’aide pour s’en servir. Enfin
quelques fonctions de base comme si, concaténer … devraient être connues.
* Un niveau adapté, adapté, signifie ici que les besoins des différents
utilisateurs ne sont pas les mêmes. Il est donc nécessaire que la formation colle le mieux possible au
travail de l’utilisateur. Cette adaptation est indispensable, car la
puissance de l’outil est telle qu’il n’est pas possible et pas utile de tout
apprendre. Il est donc essentiel de cadrer la formation au travail fait par l’utilisateur
ou par groupe d’utilisateurs. L’idéal
est de pouvoir travailler directement à partir d’exemple concret des
utilisateurs. Cela signifie d’analyser les informations dont ils disposent et de comprendre ce qu’ils
souhaitent en faire. A partir de là, il est possible de mettre en place un programme de travail qui leur permettra
de connaître les fonctions adaptées à leur activité. Ce type de formation
est plus compliqué à mettre en place, car nous sommes ici dans le sur mesure. Elle est donc forcément
plus onéreuse pour l’entreprise, mais elle est créatrice d’une valeur plus importante, car elle permet aux
utilisateurs de produire, plus, mieux et de façon plus sécurisée.
La formation des équipes à Excel est
vraiment indispensable. L’outil est
tellement répandu que l’on a tendance à croire que tout le monde sait s’en
servir, mais dans les faits, les niveaux de connaissance sont vraiment très
disparates. La formation de base est donc indispensable et devrait être dispensée dans toutes les entreprises. La formation « adaptée »
doit également être envisagée pour tous ceux qui sont appelés à faire une
utilisation importante d’Excel. Son objectif est une formation ciblée pour augmenter la qualité et la rapidité de l’utilisation
dans le travail quotidien.
Formez
vos équipes à Excel et faites le faire par quelqu’un
qui est à même de comprendre les besoins de votre entreprise.
Michel
Pivot (7 novembre 2017)
DAF Evolution
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