ERP - Garder la mémoire

Après de longs efforts, vous avez mis en place votre nouvel ERP. C’est sûr, cela ne s’est pas fait sans des difficultés. Mais vos équipes se le sont approprié et l’impact du progiciel sur votre entreprise est maintenant positif. Vous avez de quoi vous réjouir, et vous avez raison. Mais attention, le plus dur est à venir : il faut maintenir l’efficacité de l’ERP sur la durée. Voyons de quoi il ressort :

L’ERP est un ensemble de programmes qui vous permet de gérer votre entreprise. Vous avez pris des décisions sur son organisation et sur son fonctionnement. Vous avez par exemple créé des tables par produits, qui comportent de nombreuses rubriques. Ces rubriques vous les avez pensées de sorte que l’ensemble du produit fonctionne bien. Par exemple, elles vont permettre de comptabiliser directement la vente. Vous avez donc monté un produit complexe, mais conforme à vos attentes.

Au début, tout va bien, car ceux qui ont participé à la mise en place de l’ERP sont dans l’entreprise, occupe la même fonction et sont donc parfaitement au courant de ce qui a été fait et pourquoi. Toutefois, le temps aidant, tous les participants, vont petit à petit, soit changer de poste, soit quitter l’entreprise. La mémoire de ce qui a été fait et pourquoi risque fort de disparaître ou en tout cas de s’étioler. Cette mémoire disparaissant, la tenue des tables ne sera plus faite dans les règles de l’art et tout l’équilibre du logiciel pourra en être ébranlé. Le plus délicat, c’est que cette perte d’efficacité est insidieuse, car progressive et donc difficilement mesurable. Mais elle est là, alors quoi faire ? 

L’objectif n’est pas de la supprimer, car cela est difficilement possible, mais de la réduire.

Cela commence par le soin apporter à la documentation de l’ERP. Les entreprises ont parfois tendance à considérer cela comme un coût, pour notre part nous pensons que c’est un investissement crucial. Expliquer ce qui a été fait, et pourquoi cela a été fait, c'est-à-dire les liens avec les autres éléments du progiciel est fondamental. Attention également au langage qui doit être compréhensible par le plus grand nombre, et surtout par ceux qui prendront le relais et ne sauront pas ce qui a été fait.

Le deuxième élément clef c’est la maintenance du savoir. Il est essentiel d’essayer de doubler les équipes. Dans toute la mesure du possible, vous ne devez pas avoir une personne qui sait ce qui a été fait, mais deux. Cela est vrai dans l’architecture du progiciel, cela l’est également pour les super-utilisateurs. Ce sont les personnes qui sont les mieux formés sur le logiciel. Elles entretiennent une partie des bases et forment leurs collègues. L’avantage d’avoir des doublons c’est que lorsqu’une personne part, elle peut-être remplacée immédiatement. Il faut cependant que cette remplaçante forme une autre personne, pour que le principe du doublon soit maintenu. 

Vous voyez que dès le début de votre projet, vous devez intégrer la maintenance de l’ERP et que cela à un coût. Le problème c’est que cette partie est trop souvent négligée, car les entreprises n’ont pas forcément conscience des enjeux et ne se projettent pas assez dans l’avenir. C’est dommage, car c’est un élément essentiel du succès au long terme du projet.

 

 

Michel Pivot (6 juin 2017)

DAF Evolution