Affacturage - La qualité de la relance

Vous avez une facturation efficace et sécurisée, votre portefeuille client est le plus solide possible, voilà deux bonnes choses de faites. Le factor souhaite également que vous ayez une relance de vos clients efficace pour que l’argent rentre bien. Aux yeux de la banque, qu’est ce que cela signifie:

La relance client est essentielle, car trop souvent en France les clients ne paient que si on le leur rappelle. Pour le factor, l’opération d’affacturage est terminée que lorsque le client lui a réglé le montant de sa facture. Il veut donc sécuriser ce flux qui va lui permettre de se rembourser. S’il pense que vous n’êtes pas en mesure de faire cette relance correctement, il va même se charger de la faire. Il vous facturera, bien entendu, cette prestation supplémentaire. Vous avez donc tout intérêt à ne pas lui confier ce travail, car vous devriez être bien meilleur dans l’accomplissement de cette tâche.

Pour que votre relance soit efficace, il faut que votre base client soit bien tenue avec le délai de paiement indiqué dans la fiche client et les coordonnées de ceux qui doivent être contactés. Le délai de paiement va permettre à votre logiciel de calculer quand la facture sera échue et donc due. Avec cette base, vous allez pouvoir organiser votre relance.

* Idéalement, la relance commence avant l’échéance (2 à 3 semaines avant), et son objectif est de vérifier que le client a mis ou va mettre le bon à payer sur la facture. Ce travail en amont permet d’identifier tôt les problèmes et de les traiter avant l’échéance. Vous voyez qu’en parallèle à l’organisation de la relance, vous devez mettre en place une gestion efficace des litiges. Cette gestion des litiges qui est un accélérateur du cash, car elle enlève aux clients toutes les raisons de ne pas payer, ne peut être faite que par vous. La banque ne peut pas le faire. C’est une des raisons qui fait qu’il faut éviter de confier la relance à la banque.

* Lorsqu’arrive l’échéance, vous passez à la relance précontentieuse. Le client aurait déjà dû payer, mais il ne l’a pas fait. Vous devez l’organiser, en pensant au rythme. En effet, il doit être soutenu pour que le client ait tout intérêt à se dépêcher de vous payer. Vous pouvez combiner du téléphone et de l’écrit. Le téléphone permet d’obtenir des explications et de débrouiller les situations, mais il n’est pas toujours possible à la fois pour des questions de temps et de disponibilité d’interlocuteurs. L’écrit permet de joindre plus facilement le client et de laisser une trace écrite qui sera pour vous une source de preuve.

* Enfin quand tout a été épuisé, vous passez à la relance contentieuse, où vous allez préparer un dossier pour obtenir une injonction de payer et éventuellement faire intervenir un huissier. 

Le factor va regarder avec attention votre mode de relance pour évaluer sa pertinence. S’il vous laisse la conduire, cela ne veut pas dire un blanc seing, car dans de nombreux cas, il va définancer une facture non réglée au-delà d’un certain retard. Nous voyons fréquemment un définancement quand le retard atteint 60 jours après l’échéance. Définancement veut dire qu’il vous demande de rembourser l’argent qu’il vous a prêté. Pas génial pour vous! 

La banque souhaite donc que vous disposiez d’un processus de relance qui soit le plus efficace possible. Si elle juge qu’il ne l’est pas, elle vous demandera de lui confier cette relance. Toutefois, même si elle vous en laisse la responsabilité, vous n’avez pas carte blanche, car au-delà d’un certain délai, elle vous demandera de lui rembourser l’argent prêté. Toutefois, ce que vous demande la banque, n’est ni plus ni moins ce que vous devez faire dans tous les cas. Car plus les clients vous paieront vite, meilleure sera votre trésorerie, et moins cher vous coûtera le factor. Peut-être même que vous pourriez vous en passer.

Pour en savoir plus sur l'affacturage et comment maîtriser son coût, je vous propose mon livre blanc sur ce thème. 

Michel Pivot (4 juillet 2017)

DAF Evolution