Il
est des pays heureux où la relance client n’existe pas ou pratiquement pas. Oui,
cela existe et j’ai pu l’expérimenter en Suède. Mais ce n’est pas le cas en France.
Si nous ne relançons pas nos clients, au moins un certain nombre d’entre eux,
ne nous réglerons pas. Puisque c’est un fait en France, il faut en tenir
compte. Toutefois, la relance ne sera
vraiment efficace que si des pratiques de qualité sont mises en place en amont.
Voyons les principales :
Pour
relancer le client, il faut disposer d’une
information fiable. Le travail en amont doit permettre cette fiabilité et
pour cela il y a 3 éléments clefs :
* La fiche client doit être bien remplie. Cela signifie tout d’abord que pour un client vous ne devez ouvrir qu’un seul compte. C’est une
évidence, mais je vous assure que ce n’est pas toujours le cas. Pour les
comptes des clients CEE, c’est relativement facile, à condition de noter systématiquement
le numéro de TVA et de rendre la zone obligatoire. Le système vous préviendra
en cas de doublon. Le deuxième élément
fondamental c’est d’avoir rempli le mode
et le délai de paiement. Ce dernier
est particulièrement important, car les logiciels comptables calculent la
date d’échéance en se servant de cette information. Il est donc indispensable
de bien saisir cette information qui au
préalable a dû être négociée avec le client.
* La comptabilité doit être à jour. Tous les jours, les équipes comptables doivent
comptabiliser l’ensemble des opérations faites avec le client. Il s’agit bien sûr des factures qui
doivent être saisies manuellement si le système ne le fait pas en automatique.
Les règlements qui ont été reçus doivent
être enregistrés immédiatement et rapprochés de la ou les factures qu’ils
soldent. Ce rapprochement est essentiel, car il permet de connaître
exactement les factures qui sont déjà réglées, de sorte qu’elles ne soient pas
relancées. Enfin, n’oublions pas les
avoirs que nous devons émettre (par exemple suite à un litige). Leur
émission doit être rapide et leur comptabilisation immédiate. Avec cela, vous
disposerez de comptes clients propres qui vous permettront de bien relancer.
* La facturation doit être rapide et efficace. Cela peut sembler une évidence, mais dans la réalité ce
n’est pas toujours le cas. Rappelons que pour qu’une facture soit fiable, il
faut déjà que les deux parties soient d’accord sur le travail à faire et les
conditions. C’est le bon de commande qui
permet de s’assurer de cela. Ensuite, lorsque l’opération est faite, il
faut que la facture soit émise
rapidement, en accord avec ce qui a été conclu avec le client. La facture
doit reprendre les éléments dont le client a besoin pour traiter la facture
correctement (ex. : le numéro du bon de commande). Enfin, il est
indispensable d’envoyer au client la facture le plus vite possible.
Tous ces principes sont de simple bon sens, mais dans la réalité du business, ils ne sont pas
toujours scrupuleusement suivis. « Un seul être vous manque et tout est
dépeuplé », il en est de même avec ce travail en amont. La qualité de votre relance et donc la
disponibilité de votre trésorerie dépendent de la qualité de cette organisation.
Ne négligez rien.
Michel
Pivot (18 avril 2017)
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