mardi 2 décembre 2014

Organiser le suivi du projet

Vous avez décidé de mettre en place un projet. Il est sans doute important pour votre entreprise et il va falloir le maîtriser. Il est alors essentiel de s’assurer de son bon suivi. Plus le projet est lourd, plus les enjeux sont grands, plus il est nécessaire de le suivre précisément. Cela signifie quoi de suivre un projet ?

Il y a deux étapes clefs : la mise en place d’un prévisionnel, et le suivi du réel. Ces deux étapes sont fondamentales, car elles permettent d’évaluer le coût, le temps et le risque. Elles permettent de créer le thermomètre puis de mesurer où on en est de la réalisation.

Le prévisionnel : quand une entreprise met en place un projet, il est important de ne pas partir nez au vent. Il faut se poser et prévoir toutes les étapes du projet. L’objectif est de mettre en place un planning, définir les moyens humains et financiers qui seront nécessaires à sa réalisation. Plus ce travail sera fait en profondeur, plus le travail à faire sera facilité par la suite. Le temps que l’on pourrait estimer comme « perdu » est en fait un investissement qui va permettre d’aller beaucoup plus vite. Sa réussite, comme dans toutes prévisions, dépend de l’implication de tous ceux qui seront concernés. Cela ne doit pas être quelque chose de théorique, tombé du ciel, mais le premier travail d’une équipe projet qui se met en place.
Le prévisionnel doit prévoir chacune des étapes en indiquant clairement ce qu’elle contient, sa durée et son coût. Il va ainsi permettre de définir l’ordre des travaux à effectuer. La durée et le coût total du projet seront donc connus. Par là même, il sera possible de calculer un retour sur investissement prévisionnel.

La réalisation : il est indispensable d’organiser le suivi du projet. Il faut créer un reporting qui permettra de mesurer où on est sur le projet et sur son coût. Ce suivi de l’avancement réel sera rapproché systématiquement du prévisionnel qui avait été établi. L’entreprise sera alors en mesure de savoir si elle est sur la bonne trajectoire. En cas de dérapage, elle pourra évaluer les conséquences en temps et en coût pour le projet. N’oublions pas que pour certains projets la tenue des délais peut-être essentielle (un produit qui arrive trop tard sur le marché peut-être une source de son échec). Ce reporting sera également l’outil de communication de l’équipe projet avec le comité de direction de l’entreprise.
Le reporting devra également inclure une projection de fin de projet à la fois en temps et en argent. Cette projection tiendra compte de ce qui a été fait et de ce qui reste à faire.
Le reporting doit permettre à l’entreprise de prendre les décisions relatives au projet. En début de projet, cela peut être des décisions du style: on y va /  on n’y va pas. Mais dans la plupart des cas, cela sera des décisions sur des moyens humains ou financiers supplémentaires à mettre ou ne pas mettre en place.

Le bon suivi du projet est donc un élément essentiel au bon pilotage du projet qui lui permettra d’être un succès. Il commence par la mise en place d’un prévisionnel fait avec sérieux par l’équipe projet. Il se traduira par un reporting mensuel, présenté tous les mois au comité de direction de l’entreprise. Ne négligez pas le suivi si vous voulez donner toutes ses chances à votre projet. 

 

 

Michel Pivot (2décembre 2014)
DAF Evolution
 

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