Vous
avez décidé de mettre en place un projet. Il est sans doute important pour
votre entreprise et il va falloir le maîtriser. Il est alors essentiel de s’assurer
de son bon suivi. Plus le projet est
lourd, plus les enjeux sont grands, plus il est nécessaire de le suivre précisément.
Cela signifie quoi de suivre un projet ?
Il y
a deux étapes clefs : la mise
en place d’un prévisionnel, et le suivi
du réel. Ces deux étapes sont fondamentales, car elles permettent d’évaluer
le coût, le temps et le risque. Elles permettent de créer le thermomètre puis
de mesurer où on en est de la réalisation.
Le prévisionnel : quand une entreprise met en place un projet, il est
important de ne pas partir nez au vent. Il faut se poser et prévoir toutes les
étapes du projet. L’objectif est de mettre en place un planning, définir les
moyens humains et financiers qui seront nécessaires à sa réalisation. Plus ce
travail sera fait en profondeur, plus le travail à faire sera facilité par la
suite. Le temps que l’on pourrait
estimer comme « perdu » est en fait un investissement qui va
permettre d’aller beaucoup plus vite. Sa réussite, comme dans toutes
prévisions, dépend de l’implication de tous ceux qui seront concernés. Cela ne
doit pas être quelque chose de théorique, tombé du ciel, mais le premier
travail d’une équipe projet qui se met en place.
Le
prévisionnel doit prévoir chacune des
étapes en indiquant clairement ce qu’elle contient, sa durée et son coût. Il
va ainsi permettre de définir l’ordre des travaux à effectuer. La durée et le
coût total du projet seront donc connus. Par là même, il sera possible de
calculer un retour sur investissement prévisionnel.
La réalisation : il est indispensable d’organiser le suivi du projet. Il
faut créer un reporting qui permettra de mesurer où on est sur le projet et sur
son coût. Ce suivi de l’avancement réel
sera rapproché systématiquement du prévisionnel qui avait été établi. L’entreprise
sera alors en mesure de savoir si elle est sur la bonne trajectoire. En cas de
dérapage, elle pourra évaluer les conséquences en temps et en coût pour le
projet. N’oublions pas que pour certains projets la tenue des délais peut-être
essentielle (un produit qui arrive trop tard sur le marché peut-être une source
de son échec). Ce reporting sera également l’outil
de communication de l’équipe projet avec le comité de direction de l’entreprise.
Le
reporting devra également inclure une projection de fin de projet à la fois en
temps et en argent. Cette projection tiendra compte de ce qui a été fait et de
ce qui reste à faire.
Le
reporting doit permettre à l’entreprise de prendre les décisions relatives au
projet. En début de projet, cela peut être des décisions du style: on y va
/ on n’y va pas. Mais dans la plupart
des cas, cela sera des décisions sur des moyens humains ou financiers
supplémentaires à mettre ou ne pas mettre en place.
Le
bon suivi du projet est donc un élément essentiel au bon pilotage du projet qui
lui permettra d’être un succès. Il commence par la mise en place d’un
prévisionnel fait avec sérieux par l’équipe projet. Il se traduira par un
reporting mensuel, présenté tous les mois au comité de direction de l’entreprise.
Ne négligez pas le suivi si vous voulez
donner toutes ses chances à votre projet.
Michel
Pivot (2décembre 2014)
DAF Evolution
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