Travailler sa facturation: un enjeu de premier plan

Comme vous le savez dans ce blog, j’insiste souvent sur l’importance vitale du cash. Il faut le dépenser avec intelligence et en fonction d’objectifs clairs. Il faut également le faire rentrer vite et efficacement sans pour autant abîmer la relation client. Dans cette chaîne un des éléments clef est clairement la facturation.

La facturation ce sont l’ensemble des opérations qui vont permettre à l’entreprise de facturer à son client les prestations ou les produits qu’elle lui a vendus. Ce sont ces factures que le client va régler. Pour être efficace la facture doit être :

• Juste : Elle doit reprendre très exactement ce qui a été vendu aux conditions prévues au contrat. Cela nécessite que la chaîne de facturation soit alimentée correctement. Ces informations proviennent de différents services de l’entreprise : la production, la logistique, les commerciaux …
• Conforme : Elle doit comporter les éléments imposés par les textes et reprendre les informations exigées par le client. Ainsi EDF exige que le numéro de commande figure sur les factures. Sans ce numéro, la facture ne sera pas réglée, et aucun passe droit n’est possible dans la mesure où le progiciel de l’entreprise bloque l’opération.
• Rapide : La facture doit être émise dès que l’opération est terminée. En effet le délai de règlement (60 jours légalement) ne court qu’à compter de la facture. Si la facture est émise après 15 jours, le cash ne sera encaissé que 75 jours après la prestation. Combien d’entreprises ne facturent que mensuellement, avec une facture émise plusieurs jours après la fin du mois, ce délai de 15 jours est largement dépassé. Par ailleurs plus le délai est long entre l’opération et la facturation, plus il est facile d’oublier et de se tromper.

La facturation n’est donc ni une opération anodine, ni une opération sans enjeu. Bien au contraire ! Sa mise en place efficace nécessite la collaboration entre les services pour une remontée d’informations exactes et rapides. La production, la logistique, les commerciaux, la finance pour le moins sont concernés et doivent COMMUNIQUER ENSEMBLE. Toutes les erreurs se paient cash soit par une perte de chiffre d’affaires (et donc de résultat) si une prestation a été oubliée, soit par un délai d’encaissement si c’est en défaveur du client ou non conforme. Le client refusera de régler jusqu’à obtention d’une facture juste et correcte. 

Le mode de facturation est un enjeu commercial : facturer mensuellement, à la quinzaine, à la semaine ou à l’opération a une incidence directe sur la rentrée de cash (15j, 7j, 3j ou 0j de retard moyen). N’oublions pas que sur un chiffre hors taxe de 1 M€, 30 jours de retard c’est 100 K€ de cash en moins 

ATTENTION : Le retard de facturation est insidieux car il n’apparaît pas clairement dans les comptes de l’entreprise. C’est l’émission de la facture qui fait apparaître la créance à l’actif du bilan. Avant cela il n’y a rien. L’entreprise peut avoir l’impression que tout se passe bien.  

Facturer vite et bien est donc un enjeu important pour l’entreprise. C’est la concrétisation du travail fait. C’est un accélérateur de cash. Toutefois il faut que l’entreprise dans son ensemble ait conscience des enjeux et collabore pour une efficacité maximum. Le mode de facturation est un enjeu commercial et procure au commercial un axe supplémentaire de négociation.

Pour aller plus loin :

• http://blog.frasson.net/21/02/2011/savoir-faire-ses-factures-un-enjeu-important-pour-les-entreprises/       

Michel Pivot (20 mars 2012)