Vous
voulez du cash ? Donnez-vous en les moyens !!.
Votre
première source, qui est le résultat de votre travail, est constituée par vos
clients. Plus ils vous règleront vite, plus vous aurez de trésorerie.
L’encaissement des factures est l’ultime étape de tout un processus, qui part
du premier contact client et se termine par le règlement. Il faut veiller à ce
que tout se passe bien. Comme une chaîne de vélo, mal graissée, elle se grippe
et le cash ne rentre pas. Voyons les principaux points de soins :
- Dès l’ouverture du compte client, il est nécessaire
de prendre toutes les informations nécessaires à une bonne
facturation : Siren, adresse de facturation, de livraison,
interlocuteurs … Il faut également négocier les conditions de règlement
(demandez des acomptes chaque fois que vous le pourrez), le mode de
règlement (proscrivez le chèque). Enfin il est bon d’évaluer le risque
client est de fixer un plafond d’encours qui lorsqu’il sera atteint
déclenchera au minimum une alerte, et au mieux un blocage. En effet le
blocage vous obligera à prendre une décision. La qualité du fichier client
évitera bien des déraillements.
- La commande prise, elle doit être validée. Certains
points sont essentiels : les prix sont ils corrects, les éventuelles
conditions particulières accordées par le commercial sont elles conformes.
Les produits ou les services sont ils disponibles dans les délais
spécifiés. La commande doit être validée auprès du client, et tout
particulièrement si un de ces éléments doit être changés. Cette validation
évitera toute contestation future.
- Vous vous êtes engagés, vous avez eu la
confirmation de vos clients, alors tenez vos engagements. Le client sera
satisfait, et ne pourra pas contester pour livraison tardive. N’oubliez
pas de faire signer au client un bon de réception (bon de livraison,
lettre de voiture …)
- Facturez au quotidien. Votre vente est faite, la
facture part immédiatement. La date de facture fait courir le délai de
règlement. A quoi cela sert de négocier un règlement à 30 jours si vous ne
facturez qu’une fois par mois ?
- Relancez votre clients 1 à 2 semaines avant
l’échéance, non pas pour demander le règlement mais pour vous assurer
qu’il est satisfait de la prestation, que la facture a bien été approuvée
ou le sera dans les prochains jours, et que donc le règlement arrivera en
temps et en heure. Cela vous permettra d’identifier en amont les litiges
et de les traiter avant l’échéance.
- Relancez vos clients après échéance, et lorsqu’il
n’a aucune justification pour ne pas payer, n’hésitez pas à le bloquer, ou
à entreprendre toutes les actions nécessaires pour récupérer votre cash.
Avec l’approche développée ici vous aurez la commande approuvée, la
réception signée, les relances faites. Vous disposerez d’éléments probants
devant un tribunal. N’hésitez pas également à ne plus vendre à un client
de mauvaise foi ou à exiger un paiement d’avance.
Votre
cash dort dans votre poste clients. C’est à vous de le réveiller, mais il faut
bien comprendre que le règlement de vos clients est le dernier maillon d’une
chaîne. Cette chaîne vous devez la mettre en place et l’entretenir avec soin.
La rapidité des règlements de vos clients est un signe fort sur la qualité de
votre organisation. N’hésitez pas à faire appel à des intervenants extérieurs
qui vous apporterons l’expérience métier et l’œil critique permettant de faire
évoluer les processus et les mentalités.
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