Le
budget est un formidable outil pour organiser, fédérer et définir la route de
votre entreprise. Il est donc une étape obligée, qui doit être vécue comme une
opportunité pour vous et vos équipes. Mais le
budget ne prend toute sa valeur que si vous vous en servez lorsqu’il est
fait. Il est donc indispensable d’en
organiser le suivi. Voyons ce qu’il en est :
L’organisation
du suivi débute en fait dès la
conception du budget. En effet, comment pourrez-vous suivre un budget, si vous
n’avez pas clairement identifié dès le
départ ses hypothèses et ses éléments constitutifs ? Il est donc déjà
important que toutes les hypothèses
que vous avez prises soient écrites noir
sur blanc, afin qu’elles soient connues de tous et que vous puissiez vous y
référer. Par éléments constitutifs, nous
entendons les modes et méthodes de calcul. Prenons un exemple simple. Le
budget des ventes n’est pas constitué par un seul montant. En fait, vous allez
d’abord mensualiser votre budget ce
qui signifie que vous allez indiquer un chiffre d’affaires par mois, qui n’est
pas une simple division par 12 d’un chiffre annuel. Puis ce chiffre d’affaires
mensuel sera détaillé par type de
produit et de service. Il comprendra des
quantités et des prix. Avec cela, vous êtes en mesure de savoir ce que
comprend très exactement votre budget.
Le
suivi devra être fait sur une base
mensuelle. Il est essentiel de rapprocher l’activité réelle de celle que
vous aviez budgétée. En effet, le budget est un thermomètre qui vous sert à
mesurer les écarts entre ce que vous aviez prévu et ce qui se passe. Ces écarts
vous permettent de comprendre où vous êtes sur la route. Etes-vous sur une
sortie de route, en retard ou en avance ? Cela vous aide donc à comprendre ce qui va bien ou mal et donc à corriger
ou amplifier la trajectoire. Vous
devez donc organiser un rapprochement entre réel et budget pour faire ressortir
les écarts. Tous les écarts significatifs doivent alors être analysés. Pour
pouvoir réaliser une analyse pertinente, il est important de ne pas se
contenter de comparer le chiffre global, mais de descendre dans ses éléments constitutifs. C’est là que la
construction de votre budget prend toute son importance, car vous allez
analyser vos écarts en tenant compte de ce que vous aviez prévu. Pour en
revenir à notre chiffre d’affaires, votre analyse pourra être faite par
produit, en tenant compte d’écarts sur les quantités et sur les prix. Cette
analyse vous permettra donc réellement de savoir là où vous avez sur ou sous
performé.
Pour
que ce suivi soit efficace, il est
absolument nécessaire qu’il soit fait dans un esprit constructif. L’objectif
n’est pas de dire que tel ou tel a mal ou bien fait, car comment demander aux
équipes d’être le plus objectif possible si elles sont remises en cause. En
effet, le bon suivi ne peut être fait que si tous sont convaincus de l’importance
et de l’intérêt de l’exercice. Ici
encore c’est l’équipe qui est essentielle.
Le suivi du budget est indispensable pour
que cet exercice qui nécessite beaucoup d’énergie de toute l’entreprise soit
vraiment utile. Il commence dès la
construction du budget. Il doit ensuite être réalisé, idéalement mensuellement.
Les écarts significatifs (a minima) doivent être analysés par ceux qui sont
concernés ce qui signifie que l’objectif n’est pas de trouver un responsable,
mais de les comprendre pour apporter une solution ou profiter d’une opportunité.
Michel Pivot (18 septembre 2018)
DAF Evolution
Aucun commentaire:
Enregistrer un commentaire