Nouvel ERP - Attention au démarrage

Cela fait maintenant plus d’un an voire deux que vous travaillez sur votre nouvel ERP. Vous avez formé les équipes. Vous avez communiqué dans l’entreprise sur les avantages et l’importance pour l’entreprise de ce nouvel outil. Il est temps de mettre l’outil en production, c'est-à-dire de commencer à l’utiliser. C’est une phase cruciale. Il faut donc

Faire attention au démarrage

Vous avez motivé les équipes et expliqué les enjeux. Vous les avez formées, du mieux possible, mais il existe bien sûr une certaine angoisse, car ce changement de logiciel constitue malgré tous vos efforts un saut dans l’inconnu. Si le démarrage est compliqué, vous allez perdre du temps et de l’efficacité, donc cela constituera un coût supplémentaire pour vous. Vous risquez aussi le découragement voire le rejet du nouvel ERP. Cela compliquera encore plus son utilisation. Donc, il est essentiel de réussir ce démarrage. Voici

Quelques points clefs: 

Qui nous paraissent essentiels pour la réussite de ce démarrage :

• Soignez la phase de test.
• Ne démarrez pas tout en même temps.
• Choisissez le meilleur moment

Soignez la phase de test:

Pour réduire au maximum les bugs qui viennent bloquer le système, il est important de tester le nouvel ERP au maximum. Bien entendu, rien ne peut être équivalent à l’utilisation réelle du produit, mais mieux vous testerez l’ERP, plus vous détecterez les problèmes en amont et vous aurez le temps de les résoudre. Il faut tester les différentes parties de l’ERP, mais également leurs interactions. Par exemple, vous émettez un bon d’achat. Vous êtes donc dans la partie achat de l’ERP, mais ce même bon d’achat va permettre de valider et comptabiliser la facture du fournisseur. Il y a donc une interaction entre les achats et la comptabilité.

Cette phase de test doit donc être faite avec sérieux. Elle doit être conduite par les utilisateurs ou les super utilisateurs, car ce sont eux qui connaissent les travaux à mener. Ils sont donc mieux à même d’identifier les problèmes et cela leur permet de se former sur le nouveau produit et de se l’approprier.

Ne démarrez pas tout en même temps:

Dans la mesure du possible, essayez d’avoir un démarrage progressif afin de limiter le nombre de problèmes à gérer qui pourrait apparaître. Cela n’est pas toujours possible, car le principe même de l’ERP est l’intégration. Toutefois, une certaine progressivité pourra être organisée, si vous avez intégré la problématique du démarrage dès les phases de réflexion du nouvel ERP. Chaque fois que vous pourrez mettre de la progressivité, même si elle est rapide, cela vous permettra de résoudre des problèmes plus limités et donc cela facilitera leur résolution.

Choisissez le meilleur moment:

Clairement, il n’y a pas de moment parfait. Par contre, il y a des moments qui ne sont pas du tout propices à la bascule. Par exemple, la clôture annuelle des comptes est une période de très forte activité des équipes, faire la bascule à ce moment-là c’est leur imposer un travail supplémentaire, alors qu’ils n’ont pas de temps. Ce choix est donc essentiel. Vous devez le définir avec les équipes, car si ce choix est partagé, il ne sera pas vécu comme un diktat et sera donc bien mieux accepté. Pensez également, au moment du transfert, à permettre à ceux qui seront en première ligne d’avoir le temps nécessaire. Cela va signifier d’engager ponctuellement des moyens humains supplémentaires.

Le démarrage du nouvel ERP est le moment clef. Il n’y a jamais de démarrage facile, car malgré toute la qualité du travail amont, tous les problèmes ne peuvent jamais être identifiés. Toutefois, si vous avez bien préparé ce démarrage, vous allez réduire les problèmes. Il nous paraît important pour réussir un bon démarrage de:

SOIGNER LA PHASE DE TEST

FAIRE UN DEMARRAGE LE PLUS PROGRESSIF POSSIBLE

CHOISIR LA DATE LA PLUS PROPICE

Michel Pivot (15 janvier 2019)
DAF Evolution