Nouvel ERP - Formez les équipes

La mise en place d’un nouvel ERP est donc un instant délicat dans la vie d’une entreprise avec un enjeu très élevé. Vous devez donc mettre toutes les chances de votre côté pour que cet investissement soit pour vous source de gains de productivité et donc de profits potentiels. Cela part bien sûr du travail amont de la définition du besoin jusqu’à la mise en opération et l’utilisation du logiciel. Mais derrière tout cela, il y a les personnes qui vont l’utiliser. Finalement, ce sont eux qui sont la clef. Il est donc essentiel de

 

Former les équipes

Ce volet formation ne doit pas être négligé et son coût ne doit surtout pas être minimisé. Il ne suffit pas de dire que l’on met un nouvel ERP en place, il faut que les gens sachent s’en servir et se l’approprient. Le nouvel ERP vient bousculer les habitudes de votre personnel qui perd ses marques. Il pouvait être très critique de l’existant, mais face à ce chamboulement, il va soudain trouver plein de qualités à l’existant par peur et crainte de la nouveauté. La formation est donc essentielle, et voici

Quelques points clefs:

Pour une formation efficace :

• Prévoyez un budget large.
• Pensez super utilisateurs et doublures.
• Pensez formation continue

Prévoyez un budget large:

Former vos équipes va vous coûter de l’argent. Il est donc indispensable de prévoir et intégrer ce budget dès le départ. Il est essentiel que cet argent que vous allez dépenser vous le considériez comme un investissement et non pas comme un coût. Plus vos équipes seront formées efficacement, plus elles seront opérationnelles rapidement, plus elles intégreront vite le nouvel ERP. Pensez bien que si les équipes sont insuffisamment formées, outre le fait qu’elle risque de rejeter le nouvel ERP, elles vont perdre beaucoup de temps à faire des opérations, car elles ne sauront pas comment s’y prendre. Ce temps de perdu, c’est autant de temps non consacré au développement de l’entreprise.

Il est donc essentiel de prévoir un budget important pour former votre personnel.


Pensez super utilisateurs et doublures:

Dans vos équipes, toutes les personnes n’ont pas forcément besoin du même niveau de formation. C’est pour cela qu’il existe une formation générale et une formation plus poussée pour les super utilisateurs. Ils doivent comprendre l’ERP beaucoup plus en détail. Ce sont d’ailleurs en général eux qui vont former les équipes et ils auront également un rôle de maintenance dans le système. Il est donc essentiel qu’ils soient bien formés et qu’on les aide dans la formation des équipes. Il est également fondamental que dès le départ il y ait une formation de leur doublure. En d’autres termes ne formez pas qu’un super utilisateur par fonction de l’ERP, mais au moins deux. Ainsi, si l’un s’en va il restera toujours l’autre.

Pensez formation continue:

Votre nouvel ERP sera en service de nombreuses années. Votre personnel va évoluer soit parce qu’il va changer de poste, soit parce qu’il sera remplacé. Si vous souhaitez que la qualité d’utilisation de l’ERP se maintienne dans le temps, il faut que vous organisiez dès le départ la formation des nouveaux arrivants. Cela signifie que des modules de formation doivent être mis en place. Ils pourront ainsi être dispensés tout au long de la vie de l’ERP. Autre élément clef, vous devez veiller à ce que vous ayez toujours au moins 2 super utilisateurs de formés par fonction. Donc si un part, un nouveau doit être désigné et formé.

La mise en place et l’utilisation efficace d’un nouvel ERP ne peuvent pas se faire sans les hommes. Vous n’embarquerez vos équipes avec vous que si vous les formez. La qualité de la formation est donc essentielle et elle passe par:

UN BUDGET BIEN CALIBRE

UNE FORMATION DE SUPERS UTILISATEURS

UNE FORMATION CONTINUE TOUT AU LONG DU PROJET

Michel Pivot (8 janvier 2019)
DAF Evolution