Sans comptabilité, pas de salut

Comment voulez vous avancer si vous ne voyez pas où vous allez ? Pourtant c’est ce que font bon nombre d’entreprises. En effet elles n’ont pas de système d’informations qui leur procurent une vision claire de leur situation actuelle.

 Prenons un exemple concret : vos clients vous paient mal et vous devez absolument les relancer. Mais comment savoir qui doit-être relancé et pour quels montants. Il faut que vous disposiez pour chaque client de la situation de son compte : les factures émises et non réglées. C’est la comptabilité qui vous fournit cette information. Elle enregistre les factures émises avec leur échéance de règlement. Elle comptabilise les règlements reçus et les imputent sur les bonnes factures (dans le jargon on appelle cela le lettrage). Vous connaissez donc les factures non réglées qui doivent être relancées. 

Si vous devez attendre une semaine, quinze jours, la fin du mois pour disposer de l’information fiable. C’est autant de temps de perdu. Ce temps de perdu c’est du cash qui ne rentre pas. C’est également un risque de perte accru sur les créances. 

Ce qui est vrai pour la relance clients l’est également pour toutes les opérations de l’entreprise : quels fournisseurs je dois régler, ai-je suffisamment de stock pour satisfaire la commande de mon client, mon compte bancaire est-il approvisionné pour pouvoir payer mes salaires… 

Durant mon parcours professionnel j’ai pu constater l’existence de nombreuses entreprises où la comptabilité n’était pas à jour. Toutes ces entreprises avaient des difficultés, qui se traduisaient notamment sur le cash. Les banquiers deviennent de plus en plus exigeants sur l’octroi des crédits. Une comptabilité mal tenue ou très en retard constitue pour eux un feu rouge qui est souvent rédhibitoire.  

La taille de l’entreprise ne fait rien à l’affaire : grande ou petite la comptabilité constitue l’épine dorsale de son système d’informations. Le dirigeant de l’entreprise doit exiger une comptabilité à jour et exacte. Il doit aussi consentir à mettre les moyens pour obtenir cela. Quand la comptabilité est tenue par un tiers (expert comptable) il doit demander à avoir l’accès par internet au logiciel comptable. Il doit également envoyer à son expert comptable toutes les informations  dans le cadre d’un flux régulier.  

La comptabilité à jour et bien tenue est également une assurance sécurité sur les malversations qui pourraient être effectuées. Quand toutes les opérations sont enregistrées au fur et à mesure, que les règlements sont imputés à leurs opérations, que les comptes bancaires sont rapprochés, la marge de manœuvre pour frauder est réduite. 

Il est indispensable que les dirigeants prennent conscience que la comptabilité ne sert pas seulement à faire les déclarations au fisc, aux organismes sociaux et à connaître son résultat. La comptabilité est l’outil d’information de l’entreprise, dont le premier intérêt est le cash. Le dirigeant doit exiger de disposer d’une comptabilité à jour et exacte qu’elle soit produite en interne ou sous-traitée.

Michel Pivot (3 avril 2012)