Il
existe de plus en plus de logiciels pour dématérialiser les documents. Cela s’applique
à tous les documents papiers que vous recevez ou que vous émettez. Cela va du
courrier aux factures (clients et ou fournisseurs). A écouter les vendeurs de
solution cela fait « papa », « maman ». Mais est-ce si
simple?
La
dématérialisation c’est ce qu’on appelle dans certains secteurs d’activités
(distribution, automobile ...) l’EDI. C’est notamment la transformation
des bons de commande, factures en flux informatique dont l’objectif est triple :
- Accélérer
les processus : plus de délai postal, plus de ressaisie. Cela est
particulièrement important quand on travaille à flux tendu, c'est-à-dire avec
zéro stock.
- Réduire
les coûts, car derrière chacun des processus que l’on supprime ou que l’on
réduit on abaisse les coûts et notamment ceux liés au personnel.
- Zéro
papier : une approche éco-responsable mais surtout qui permet de ne
plus avoir à archiver des tonnes de papier.
Pour
que la dématérialisation soit efficace il faut plusieurs éléments :
- De
bons outils : un scanner efficace, un logiciel qui convertit le
papier en données numériques exploitables par d’autres processus. Prenons
un exemple une facture fournisseur, une fois transformée en données
informatiques devra pouvoir être comptabilisée avec un minimum de ressaisies.
Le processus de validation (bon à payer) devra pouvoir être porté
directement dans le logiciel. Quand on connaît le grand nombre de formats
de factures on imagine que ce n’est pas si simple.
- De
bons processus : le mode de fonctionnement de l’entreprise va devoir
évoluer pour prendre en compte le nouveau circuit documentaire. Cette
évolution permettra de profiter réellement de l’investissement réalisé.
- Des
sécurités : par exemple le bon à payer électronique sur une facture
dématérialisée doit permettre de savoir de façon certaine que c’est bien
la bonne personne qui a émis cette signature. Se pose également la
question de la validité juridique des documents du point de vue des
autorités (ex : les impôts), et donc le respect d’un certain nombre
de normes.
- Un
bon archivage : Les documents ne sont plus en papier, mais il n’en
reste pas moins qu’il faut les archiver de façon sécurisée sur le long
terme (ex : une facture doit être conservée pendant 10 ans). Cela
concerne tout autant le support (ex : disque optique) que le logiciel
permettant de lire le support.
- Etc…
Il
est clair que la dématérialisation est un processus qui transforme la vie de l’entreprise,
mais qui nécessite un véritable investissement. Il est financier, bien sûr,
mais surtout humain. Il est indispensable que les équipes qui seront concernées,
mesurent l’intérêt de ce que cela leur apportera. C’est souvent un processus transversal,
il faut donc que les services se parlent entre eux et notamment avec l’informatique.
L’impulsion du comité de direction est essentielle.
Il
est préférable de commencer par un processus simple qui apportera rapidement
des gains mesurables. Avec le temps le projet sera étendu et il sera intéressant
d’inclure les partenaires externes de l’entreprise (ex : les fournisseurs
qui envoient des factures dématérialisées). Un système EDI sera ainsi constitué
au niveau d’un petit groupe d’entreprises.
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