ERP les clefs d'une bonne mise en place

Vous avez choisi de mettre en place un nouvel ERP, et après le processus d’achat vous avez sélectionné votre fournisseur. C’est bien, c’est important, mais vous avez fait le plus facile. En effet un ERP, quoiqu’on en dise n’est pas un logiciel qu’on achète, on charge sur l’ordinateur et on démarre. Il y a beaucoup de travail pour le mettre en place et beaucoup de chausses-trappes à éviter. Voyons quelques points importants :

Une équipe dédiée : cela est totalement indispensable. Mettre en place un ERP nécessite de faire beaucoup de paramétrages, si on souhaite profiter au maximum de ses possibilités. Cela prend donc beaucoup de temps. Il n’est pas rare d’avoir une année de travail avant que le logiciel soit opérationnel. Il est donc important d’avoir une équipe dédiée à la tâche et qui par conséquent sera dégagée de ses autres travaux. Cette équipe doit être constituée pour représenter les différents services concernés par l’ERP. Elle doit être dans un esprit commando, car il est nécessaire d’avancer et de prendre des décisions. L’équipe doit reporter directement au Comité de Direction de l’entreprise et en particulier au DG. Elle doit avoir une autonomie pour prendre des décisions, et pour les décisions qui ne seraient pas de son ressort, elles doivent pouvoir être prises très rapidement par le Comité de Direction ou le DG. 

La communication : La mise en place d’un nouvel ERP suscite beaucoup d’interrogations, voire de craintes au sein de l’entreprise. La communication est donc un élément essentiel. Elle concerne l’information fournie à l'ensemble du personnel, qui permet à chacun de comprendre ce qui est fait. Cela va contribuer à l’appropriation par votre personnel du nouveau logiciel. Elle est également fondamentale pour alimenter le travail de l’équipe projet. Elle permettra d’adapter le logiciel aux besoins de l’entreprise. L’équipe projet n’est donc pas dans une tour d’ivoire. La communication concerne également la relation avec le fournisseur de l’ERP, car il faut être capable d’exprimer clairement ce que l’on souhaite faire. La communication c’est enfin toute la documentation mise en place autour de l’ERP et qui permettra de comprendre tout ce qui a été fait pour l’installer, en particulier toutes les règles de paramétrage. 

La formation : Le nouvel ERP fonctionne d’une façon forcément différente de votre logiciel actuel. Vos équipes ont besoin d’être formées pour pouvoir l’utiliser correctement. En plus l’approche du nouveau logiciel est différente. Cela est souvent déroutant pour les utilisateurs qui ont perdu leurs repères. Le risque est le rejet avec des propos du type « avant on pouvait … », « avant c’était facile de » … Rentrer à reculons dans un nouveau logiciel, c’est compromettre son utilisation, dommage pour un investissement qui coûte si cher ! La formation est la clef. Il faut tout d’abord former les « super-utilisateurs ». Ce sont des utilisateurs qui connaîtront bien leur partie de logiciel. Ils seront capables de mettre à jour les tables. Ils constitueront des relais pour la formation des utilisateurs. Le choix de ces personnes est clef. Il faut des gens ouverts, curieux, reconnus au sein des équipes et prêts à accepter des changements. Ils vont avoir un rôle de leader d’opinion. Il est donc essentiel que la formation leur permette de le comprendre et d’en voir tous les bénéfices. 

Acheter le bon ERP c’est bien, mais faut-il encore le mettre en place correctement, et qu’il soit accepté par les utilisateurs. Les trois clefs indispensables sont une équipe commando dédiée, une communication sans faille et une formation bien construite pour que l’ensemble du personnel soit à l’aise avec le nouvel outil.

 

 

Michel Pivot (21 janvier 2014)

DAF Evolution