Votre
société a décidé de franchir le pas : vous allez mettre en place un nouvel
ERP (Enterprise Ressource Planning ou en français Progiciel de Gestion Intégré).
Vous allez donc vous servir d’un seul logiciel pour gérer la majorité de vos
processus informatiques : comptabilité, achats, ventes, production … L’enjeu
est important, car il s’agit d’un investissement lourd financièrement et qui
aura un impact majeur sur votre fonctionnement. Il ne faut pas se tromper. Tout
commence par le processus d’achat. Voyons ce qui est clef :
Les
trois ingrédients essentiels sont : le cahier des charges, la sélection
des fournisseurs, les critères de choix.
Le cahier des charges : Il permet de définir précisément ce que vous
attendez du progiciel. Quels sont les domaines qui seront couverts, lesquels
resteront en dehors. Vous définirez ainsi s’il doit inclure la comptabilité, la
paie, les achats, la production, la logistique, le commercial …. La qualité du
cahier des charges est cruciale, car elle permet de bien définir ce que vous
voulez ( et ce que vous ne voulez pas). Elle permet également aux fournisseurs
éventuels de comprendre ce que vous souhaitez et de se positionner par rapport
à cela. L’élaboration du cahier des charges est un travail collectif qui
concerne bien entendu les informaticiens, mais tous les représentants des
différents services de la société. C’est un travail d’équipe où il faut savoir
travailler ensemble, être ouvert sur des changements de mode de fonctionnement,
garder les pieds sur terre, savoir à la fois prendre de la hauteur tout en
comprenant le détail. Il faut donc considérer cette étape comme fondamentale,
car les erreurs qui seront commises à cette étape, risquent de ne pas être
rattrapables ou à un coût important. Il est donc nécessaire d’avoir dès le
début du projet une équipe pilote, avec du temps, pour établir ce document. Il
est fondamental d’avoir un bon chef de projet qui le dirigera tout au long de
sa mise en place. Si cette personne clef n’existe pas en interne, allez la
recruter en externe. L’économie dans ce domaine coûte très cher.
Les fournisseurs : Vous n’allez pas transmettre votre cahier des
charges à tous les fournisseurs de France et de Navarre. Vous devez en
sélectionner quelques uns. Ni trop peu, car vous risqueriez de ne pas avoir de
choix, ni trop, car vous passeriez beaucoup de temps à choisir la bonne offre.
Il est donc important d’identifier les bons fournisseurs, c'est-à-dire ceux qui
sont sur une plateforme technologique adaptée à vos besoins. Ils doivent
comprendre votre métier et votre secteur d’activité. Ils doivent être capables
d’adapter leur offre à vos besoins, pouvoir vous former et être suffisamment
solides pour pouvoir vous accompagner pendant toutes les années où vous
utiliserez leur progiciel. Vous transmettrez votre cahier des charges à ces
seuls fournisseurs.
Les critères de choix : Vous allez avoir 5 ou 6 fournisseurs qui vont
vous rendre une réponse. Il va falloir comparer ces offres et sélectionner
celle qui vous paraît la plus intéressante. Pour faire cette sélection, il faut
établir des critères et leur attribuer une note. Bien entendu, ne choisissez
pas trop de critères. Cela deviendrait une usine à gaz et n’aurait pas beaucoup
de sens. Une petite dizaine de critères est plus que suffisant. Chaque société
doit choisir ceux qui sont pertinents. Il y a bien entendu, la solidité du
fournisseur, le prix de l’offre, les engagements sur le délai, la formation …
Le choix des critères sera déterminant dans votre choix final. Il est donc
important que l’équipe projet, et le comité de direction de l’entreprise soient
d’accord sur ces critères.
Choisir
un ERP est un investissement lourd et engageant pour l’entreprise. Pour ne pas
perdre de temps et éviter les déconvenues, il est essentiel de ne pas négliger
les éléments clefs d’un bon achat : cahier des charges, qualité des
fournisseurs, bons critères de choix.
Michel
Pivot (14 janvier 2014)
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