Votre
progiciel est maintenant en place. La phase de tests est passée. Les équipes
sont formées. Chacun a pu trouver ses marques et petit à petit commence à
oublier le logiciel précédent. C’est bien vous avez mené votre projet jusqu’au
bout. Mais est-ce vraiment le bout ? Un ERP est un progiciel complexe qui
coûte cher. Il est indispensable qu’il fonctionne bien pendant toute sa durée
de vie. Cela s’organise voyons comment :
Au
démarrage, les équipes qui ont mis le logiciel en place sont présentes dans l’entreprise.
Elles connaissent le logiciel parfaitement. Elles comprennent sa logique, ses
rouages. Elles sont donc capables de mettre à jour toutes les tables, d’effectuer
les opérations de maintenance, en un mot de s’assurer que tout fonctionne bien.
Mais vos équipes ne sont pas là ad vitam æternam. Elles vont changer de poste,
elles vont quitter l’entreprise. Dans 3 ans, 5 ans toutes les personnes qui
savaient vont avoir soit quittées l’entreprise, soit changées d’activités. Vous
courrez le risque de ne plus avoir de personne maîtrisant suffisamment le
logiciel, pour le mettre à jour et le maintenir. Toutes les sociétés qui
installent ce type de logiciel sont confrontées à ce problème. S’il n’a pas été
anticipé, au mieux vous paierez cher des informaticiens, au pire vous ne saurez
plus maintenir l’ERP et petit à petit il deviendra difficile de le gérer.
Pour
faire face à cela, il faut mettre en place deux types d’actions :
* La
documentation qui permette de comprendre ce qui a été fait, et notamment en ce
qui concerne tous les spécifiques que l’entreprise a pu mettre en place. Les
spécifiques ce sont les logiciels qui à la base ne sont pas inclus dans l’ERP,
et qui ont été construits pour répondre à des demandes particulières de l’entreprise.
Dans les spécifiques on trouve souvent les interfaces entre l’ERP et d’autres
logiciels de votre société. Dans la mesure du possible il faut avoir le moins
possible de spécifiques. La documentation permet de savoir ce qui a été fait,
et de pouvoir se retrouver dans le maquis des tables, règles, documents … qui
constituent le progiciel.
* La
formation, il faut veiller à ce qu’il y ait toujours du personnel formé qui
connaisse le progiciel. Cela concerne bien entendu le service informatique.
Cela signifie que pour tous les postes clefs, il y a mise en place d’un
doublon. Par exemple, le chef de projet est assisté d’un adjoint qui saura ce
qui a été fait et pourquoi. En cas de départ de l’un ou de l’autre, il restera
quelqu’un qui aura la connaissance. Il devra alors former sa doublure. Il en
est de même pour les super-utilisateurs qui sont des utilisateurs avertis du
logiciel, capable de mettre à jour les tables opérationnelles du logiciel en
comprenant le pourquoi et le comment de la mise à jour. La société doit
toujours former au moins deux super-utilisateurs par sujet (ex : la
comptabilité, la logistique, la production …). Quand un super-utilisateur
quitte la société, celui qui reste doit former une autre personne.
Pour
qu’un ERP fonctionne bien pendant toute sa durée de vie, il faut tout d’abord
mettre en place une très bonne documentation. Mais le travail va se poursuivre
tout au long de la vie du logiciel. Il faut s’assurer qu’il y aura toujours des
personnes bien formées capables de faire vivre le logiciel. Cela a un coût qui
doit être intégré dans le coût global de l’ERP. Mais ce coût est finalement
faible si on le compare au temps et à l’argent perdus causés par les dysfonctionnements
d’un ERP mal maintenu.
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