Budget: s'en servir

Lorsqu’on va dans les entreprises et que l’on regarde leurs fonctionnements, on est souvent assez surpris du peu d’utilisation du budget. Compte tenu de l’investissement que cela représente pour réaliser un budget de qualité, c’est vraiment dommage. C’est également ne pas comprendre la véritable utilité du budget. Il est donc indispensable de se servir du budget tout au long de l’année. Voyons comment :

Lorsque vous avez fait votre budget, vous l’avez mensualisé. Cette mensualisation n’est pas une simple division par 12, mais elle tient vraiment compte de la façon dont votre entreprise fonctionne. Elle va vous servir tout au long de l’année pour pouvoir mettre le budget en face du réel. Une bonne mensualisation est clairement un gage d’un bon suivi. Mais soyons clairs, vous n’avez pas la boule de cristal. Il est donc évident que les choses vont se passer de façon différente par rapport à ce que vous aviez envisagé. La comparaison sur un mois n’est bien entendu pas suffisante, mais elle est la première source de votre analyse. Au fur et à mesure des mois qui vont passer, vous allez avoir le cumul ( à fin avril par exemple) et le mois d’avril. 

Vous voyez ici que l’analyse se passe toujours à 2 niveaux : les opérations du mois et le cumul. Il est intéressant de constater les écarts à ces 2 niveaux. Le constat des écarts est le point de départ. Il faut, bien entendu, comprendre les causes de ces écarts. C’est là que tout le travail sur le budget prend son importance. Quand vous l’avez construit, vous avez envisagé des hypothèses, et vous en avez déduit des conséquences. L’analyse des écarts va s’appuyer sur ses hypothèses : que s’est-il réellement passé, par rapport à ce que vous aviez envisagé ? Pourquoi cela s’est-il passé différemment ? Quelles conséquences pour le futur et pour le résultat en fin d’année ou le cash des prochaines semaines / mois ? 

Prenons un exemple : vos ventes sont plus faibles que ce que vous aviez envisagé dans votre budget. Est-ce que cela est dû à un problème de prix, de quantités, de mix-produits ? Est-ce qu’il s’agit d’un décalage temporaire ou quelque chose qui est une tendance de fond ? Quelles sont les conséquences de ce retard, sur mes résultats, et sur mon cash ? Comment je peux y faire face ? 

Vous voyez, beaucoup de questions se posent. Le budget parce qu’il est un point de comparaison permet de mesurer les écarts et aide à leur compréhension. Il va également vous permettre de vous projeter sur l’avenir et d’envisager les conséquences pour l’année. 

Le fait de comprendre ce qui se passe, et de le faire rapidement, vous met dans la position de pouvoir prendre les mesures correctives. Il est important à ce moment-là de refaire une projection jusqu’à la fin d’année. En d’autres termes, vous ne touchez pas à votre budget qui constitue votre thermomètre et continuera tout au long de l’année à vous permettre de vous situer. Vous refaites des prévisions pour la fin de l’année, mais elles sont faciles à construire, puisque vous avez déjà le modèle (le budget initial). 

Faire un budget c’est bien, s’en servir c’est mieux. L’utilisation mensuelle (si possible) du budget comme point de comparaison est essentielle. Il vous permet de comprendre les écarts et de prendre les mesures correctives (accélérateur de réactivité). Cela vous permet également d’apprendre de vos erreurs et vous met dans un cycle d’amélioration continu sur le processus budgétaire et au-delà sur le fonctionnement de l’entreprise.

 

 

 

Michel Pivot (10 novembre 2015)

DAF Evolution