La
vente est faite, les produits ou les services sont exécutés, la facture a été
émise, vous arrivez au bout du chemin. Reste
à encaisser. Si avec certains clients c’est facile, pour nombre d’autres c’est
parfois autrement plus difficile. Pourtant n’oubliez pas un client qui ne paie
pas est un escroc ou un voleur. Cet
encaissement client est donc crucial. Voyons quelques clefs :
Le premier élément est de disposer d’un bon
outil de relance. Il faut a minima que
les 3 composantes suivantes soient présentes :
* Une balance âgée juste. La balance âgée vous permet de connaître client par
client les factures échues ou à échoir. Pour cela, il vous faut une
comptabilité bien tenue, et une base client avec des conditions de règlement à
jour.
* Un outil de relance : L’outil doit vous permettre de connaître facture par
facture, les actions que vous avez faites, et comporter un agenda des actions à
venir. Un bon outil permet une relance efficace.
* Des personnes formées : l’encaissement client est tellement important
pour votre société, que vous ne pouvez pas confier votre relance à n’importe
qui. Le plus important c’est le
savoir-être, et notamment la capacité à communiquer par téléphone.
Le deuxième élément c’est le mode de relance. Il faut faire de
la relance préventive. C’est de la relance avant l’échéance. Son objectif n’est
pas de demander au client de payer, mais de s’assurer qu’il n’a pas de raison de ne pas payer. Cela permet d’identifier les litiges. La relance
curative est également nécessaire, mais si la première a été faite correctement
elle est courte, et bascule rapidement sur le contentieux. Ce mode opératoire
permet de gagner beaucoup de temps et donc d’améliorer votre trésorerie. Pour les mauvais payeurs, tirez-en les
conséquences, à savoir les mettre au comptant.
Le troisième élément c’est la résolution
des litiges. La relance préventive vous
a permis de les identifier. Il faut les traiter. Les personnes qui font la
relance ne pourront résoudre que ceux qui leur sont propres (ex. : envoi
de duplicata de facture). Pour les autres, c’est le service concerné qui doit
en prendre la responsabilité. Il est
important que cela soit considéré comme prioritaire et non pas comme
accessoire. Seule la résolution rapide du litige permettra d’encaisser
rapidement. Il faut mettre en place un tableau des litiges qui vous permettra à
la fois de vous assurer qu’ils sont réglés, rapidement, et vous permettra d’établir
des statistiques sur vos principaux dysfonctionnements. Leur résolution
améliorera votre cash et vos résultats.
Comme
souvent, l’accélération de votre trésorerie n’est pas le résultat d’une seule
action. Il faut mettre en route un
ensemble d’opérations qui conjointement permet d’accélérer la trésorerie.
Si vos équipes comptables et financières sont au centre du jeu, ils ne font pas
grand-chose à eux tout seuls. C’est un travail d’équipe qui concerne tout le
monde au sein de l’entreprise, notamment pour la résolution des litiges. Vous n’améliorerez
durablement votre trésorerie client que si vous
mettez la satisfaction client et le cash au centre de votre entreprise.
Michel
Pivot (29 mars 2016)
DAF Evolution
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