Vous
n’avez pas à connaître tout le détail des opérations faites par vos comptables,
mais il y a certains éléments que vous ne devez pas ignorer, car leur qualité
conditionne l’efficience de votre comptabilité. N’oubliez pas que la comptabilité ne sert pas qu’à
fournir des informations au fisc et à tous ceux qui vous contrôlent. C’est d’abord la base de vos outils de
pilotage de l’entreprise. Dans ce cadre, la balance âgée est un outil indispensable. Voyons cela:…..
D’abord, il n’y a pas une, mais deux balances
âgées. L’outil existe pour les clients et pour les fournisseurs. Dans les deux cas, elle classe les créances (clients) ou
les dettes (fournisseurs) en fonction de
leurs échéances. Classiquement, on trouve le non échu, puis l’échu à moins
de 30 jours, de 30 à 60 jours, 60 à 90 jours … En un seul coup d’œil, vous savez ce que l’on vous doit ou ce que vous
devez. Les logiciels comptables actuels permettent en général de choisir la
façon dont l’échu se répartit dans les colonnes. Il est même souvent possible
de détailler le non échu entre ce qui sera dû dans 0 à 30 jours, 30 à 60 jours.
La
balance âgée donne les soldes des écritures pour chacune des colonnes qui ont
été choisies. Mais, vous pouvez obtenir
également le grand livre âgé. Il vous donne le détail des colonnes écriture par écriture. Vous savez donc
précisément quelle écriture (facture) est ou sera due et quand. Vous comprenez
par là que la balance et le grand livre âgés sont des outils indispensables de votre suivi et de vos prévisions de trésorerie.
Cet outil ne fonctionne bien qu’à deux
conditions fondamentales. Il faut avoir défini les délais de paiement des
clients et des fournisseurs. Cela signifie que vous avez dû les négocier et
que vous avez obtenu un accord. Ces délais doivent
être inscrits dans la fiche comptable du client ou du fournisseur, car
c’est là que le logiciel va aller chercher l’information. La deuxième condition c’est que vos comptes soient lettrés. Le
lettrage est l’opération qui permet d’associer une facture avec un règlement ou
un avoir de sorte que le logiciel sache que la facture n’est plus due.
Le
grand livre âgé constitue donc le
document de base de tout votre pilotage de la trésorerie. Il vous permet d’effectuer votre relance client, car
il vous informe sur les factures en retard ou qui le seront prochainement. Il
vous indique quelles sont les factures fournisseurs que vous devrez payées et
quand. Vous pouvez donc planifier votre trésorerie à venir sur les 2 prochains
mois en vous basant sur cet outil. Avoir une
vision sur 4, 8 ou même 12 semaines sur votre trésorerie est indispensable
au bon pilotage de votre entreprise, car cela vous permet d’anticiper les problèmes et donc de les éviter ou en
tout cas de trouver des solutions.
La
balance âgée et son corollaire, le grand livre âgé sont donc tous les deux des
documents indispensables de votre pilotage de l’entreprise. En tant que dirigeant, vous devez vous
assurer de leur qualité : conditions de paiement et lettrage des
comptes. En amont, cela signifie également que vous devez systématiquement négocier avec vos clients et vos
fournisseurs les délais de paiement.
Michel
Pivot (4 octobre 2016)
DAF Evolution
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