Votre cash est-il sécurisé?

Vous avez bien compris que le cash est le nerf de la guerre. Vous pouvez vivre sans résultat, mais certainement pas sans cash. Vous avez fait tout ce qui est en votre pouvoir pour améliorer votre trésorerie en travaillant sur vos encaissements clients, vos modes de règlements … Tout cela est bien, mais avez-vous pensé à sécuriser votre cash ?

Sécuriser le cash, cela signifie faire en sorte qu’il ne soit pas perdu ou volé. La perte d’un chèque, même s’il peut être remplacé est toujours un problème puisqu’il faut redemander au client d’en faire un. Il ne sera peut-être pas pressé de le faire. La perte de cash est pire car vous ne pourrez jamais le récupérer. Le vol, malheureusement existe également, et là encore la perte est définitive, car le voleur même s’il est trouvé n’est souvent pas en mesure de payer. Il faut donc se prémunir contre cela. 

La première règle est de proscrire au maximum le cash (en liquide). Dans vos modes de règlement demander de préférence, un prélèvement, voire un virement ou éventuellement un chèque. Dans les magasins privilégiez la carte bleue car même si elle a un coût elle vous protège de la perte ou du vol. Si vous avez réellement des espèces, remettez-les en banque dès qu’elles dépassent un solde maximum à fixer selon vos besoins. N’oubliez pas d’appliquer les règles de bases de sécurité (vérification des caisses dans un local fermé à l’abri des regards, ne pas aller à la banque aux mêmes heures par le même chemin …). 

Dans les entreprises qui ne font pas de vente en direct il faut éviter la multiplication des caisses. Dans la mesure du possible il faut les proscrire. Si cela n’est pas faisable, une seule personne doit être responsable de la caisse. Celle-ci doit être revérifiée par une autre personne indépendante, en présence de la responsable. Cette vérification doit être faite régulièrement. 

Les comptes de banque sont un autre point névralgique du cash. Le compte de banque dans la comptabilité doit être rapproché du relevé de banque au minimum une fois par mois. Il est cependant plus facile de faire ce contrôle tous les jours car les opérations sont moins nombreuses et donc plus facile à identifier. Le rapprochement de banque pour être valable doit être exact au centime près. Il doit être vérifié au minimum une fois par mois par une deuxième personne indépendante de celle qui a fait le rapprochement. Quand la taille de la société le permet, il peut être intéressant également de ne pas confier les mêmes comptes bancaires aux mêmes personnes. Cela peut changer tous les ans. Il faut également profiter des périodes de vacances pour confier cette tâche à une autre personne. Cela doit être fait, même si la personne en charge de cela y est hostile. 

Les cartes bancaires entreprises confiées à des salariés doivent être contrôlées étroitement. Dans la mesure du possible il faut en limiter l’usage. Si néanmoins cela existe une procédure doit être mise en place pour vérifier leur correcte utilisation. Toute dépense doit avoir un justificatif. Chaque dépense doit être contrôlée. Par ailleurs deux choses peuvent être faites : mettre en place un plafond d’utilisation, et s’il s’agit de cartes pour les déplacements faire le contrôle avant le débit du compte bancaire. 

Pour finir il faut également mettre en place des systèmes de plafond et / ou de double signatures pour tous les paiements effectués par la société que cela soit par chèque, traite ou virement.  

Faire confiance, ne veut pas dire ne pas contrôler. L’argent de la société c’est ce qui permet de payer les différentes parties prenantes de l’entreprise à commencer par ses salariés. Il faut donc expliquer au personnel que l’on contrôle pour le bien de tous, sans porter de jugement de valeur sur les personnes impliquées dans les opérations liées au cash.

 

 

Michel Pivot (9 avril 2013)