La base client

L’amélioration de votre trésorerie passe bien sûr par l’accélération des encaissements de vos clients. En tant que dirigeant de votre entreprise, votre travail n’est pas de faire la relance, mais il est important que vous compreniez que la qualité de cette relance est fortement impactée par toute une série de petits éléments souvent négligés et pourtant essentiels. Parmi ceux-ci, il y a la première pierre qui est constituée par votre base client. Sa qualité est essentielle, voyons pourquoi ?

 

La base client peut-être unique pour l’entreprise. Cela sera donc la même, quel que soit le service : commercial, administration des ventes (ADV), finance. Mais cela n’est pas toujours le cas. Il y a notamment souvent un logiciel pour l’ADV (la gescom pour la gestion commerciale) et un pour la comptabilité. Les deux logiciels ne servant pas aux mêmes choses, ils ne doivent pas être identiques, mais les informations qui sont communes aux deux systèmes doivent, elles, être exactement les mêmes. En outre, il est des informations que l’on doit retrouver obligatoirement dans les deux systèmes pour qu’un bon suivi du risque client et de la relance puisse être organisé. Il s’agit notamment du :

* Numéro d’identification du client. Il ne s’agit pas de son code comptable, mais des numéros officiels comme le Siren ou le numéro de TVA. Connaître précisément ce numéro présente deux avantages : être sur de l’existence de l’entreprise avec laquelle on travaille, éviter un doublon de compte avec un même client. Quand il y a doublon, les conditions de paiement peuvent être différentes, et vous pouvez enregistrer les factures d’un côté et les règlements de l’autre.

* Les conditions de paiement doivent également être indiquées dans les deux systèmes. Il s’agit du mode de règlement et du délai de paiement. Ce dernier est particulièrement important puisqu’il permet au système de calculer quand la facture est échue et donc quand l’argent doit arriver ou être réclamé.

* Le plafond accordé au client : C’est le risque maximum que votre entreprise est prête à prendre par rapport à un client donné. Il correspond souvent au montant que l’assurance crédit vous garantit, mais ce plafond peut-être supérieur ou inférieur si vous le décidez, et il doit être évalué même en l’absence d’assurance crédit.

* L’encours client : il est constitué du solde comptable du compte client, augmenté du carnet de commande avec ce client. Cela correspond à l’engagement que votre société a pris avec ce client. C’est donc une information essentielle. Le dépassement de plafond accordé sera calculé en le comparant avec le montant de l’encours client. Ce dépassement devant a minima engendrer une alerte, pour notre pas nous préférons un blocage, car cela oblige à prendre une décision.

 

Bien entendu, chacune des bases comprendra d’autres éléments spécifiques à chacune des activités, mais les éléments décrits ci-dessus sont essentiels, et leur exactitude est fondamentale. C’est pour cela que nous recommandons souvent que la base client soit tenue par un nombre très limité de personnes formées. Prenez soin de votre base client, vous avez tout à y gagner.

 

 

Michel Pivot (20 mars 2018)                             
DAF Evolution