La
facture est le document qui permet à
votre entreprise de se faire payer. Il est donc important que le document
en lui-même soit de qualité et c’est ce que nous avons évoqué dans l’article
précédent. Toutefois, il est important de bien prendre en compte que la facture n’est pas un document isolé
et qu’il est la résultante d’un certain nombre d’opérations. Il est donc
essentiel que vous travailliez également
sur la qualité du processus amont. Voyons de quoi il ressort :
L’objectif d’une bonne facture c’est qu’elle
soit inattaquable. Elle doit donc refléter parfaitement l’accord qui a été conclu avec votre client.
En effet, tout a commencé avec une commande. Votre client vous a passé une commande pour vous acheter un produit
ou un service. Il est essentiel que vous ayez une trace concrète de cette commande. Cela signifie qu’il faut qu’il
y ait un écrit. Cet écrit peut-être soit la
commande envoyée par le client si elle comprend bien tous les éléments
nécessaires (produit, quantité, prix …) et si vous êtes d’accord avec ces
éléments. Dans le cas contraire, il faut renvoyer au client une confirmation de commande avec vos
éléments que le client doit vous retourner signée. Vous avez à ce moment-là,
la certitude que le client et vous, vous êtes bien d’accord sur l’opération
à mener. Cela permet également de s’assurer un élément substantiel de preuve si vous deviez aller devant les
tribunaux. A noter que pour des raisons de suivi des documents, nous vous
conseillons fortement d’indiquer sur la facture le numéro de la commande et/ou
de la confirmation de commande.
Vous
êtes d’accord sur ce que vous devez produire. La production est faite, vous
devez maintenant délivrer le produit ou
service. Votre prestation ne sera réalisée que lorsque le client sera
devenu propriétaire du bien ou du service. Il
vous faut une preuve écrite de ce transfert et cette preuve ne doit pas contenir de réserves. Les
preuves les plus fréquentes sont la lettre de voiture pour les biens ou le PV
de réception pour les services. Pour que ces documents constituent un élément de
preuve, ils doivent être signés par le
client et ne pas comporter de réserves du style: cartons détériorés,
produits manquants … S’il y a des réserves, vous devez les lever le plus vite
possible pour éviter toute contestation de votre facture. Il est important que
sur la facture vous fassiez référence au document de livraison, ce qui vous
permettra par la suite, en cas de contestation de retrouver facilement le
document.
La facture n’est donc pas un document isolé. Elle fait partie d’une chaîne dont elle est la
résultante. Chacune des étapes de la
chaîne doit être soignée à la fois pour s’assurer que vous vendez bien ce
que le client souhaite et qu’il a bien reçu le produit ou le service. Mais
également pour vous assurer les éléments de preuves qui vous permettront de
vous défendre lorsqu’un client de mauvaise foi contestera votre facture. Cela signifie que vous devez vous
organiser, vous devez également sensibiliser vos équipes.
Objectivement,
il existe des métiers de tradition orale. Il est alors difficile d’obtenir des
commandes écrites des clients et le nombre, la rapidité des opérations rendent
les confirmations de commande inopérantes (exemple le négoce de fruits et
légumes). Pour cela, il sera sans doute difficile d’avoir des preuves écrites
de la commande. Cependant chaque fois
que c’est possible soignez la documentation de vos factures.
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Michel Pivot (6 février 2018)
DAF Evolution
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