Soignez vos factures, soignez votre cash

Pour qu’un client vous règle faudrait-il encore que vous l’ayez facturé. Il est donc important de facturer vos clients rapidement. La facture quotidienne qui suit immédiatement l’exécution de la vente est donc idéale. N’oublions pas que les délais de paiement prévus par la loi ne commencent à courir qu’à partir de la facture. Facturer est donc essentiel, mais est-ce suffisant ?

La réponse est clairement non. Les sociétés d’affacturage l’ont bien compris. Elles prêtent en échanges de vos factures. Si les factures ne sont pas bonnes, elles savent que le client qui ne veut pas régler utilisera cette faiblesse. Elles s’intéressent donc à tout le circuit de facturation. Voyons ce qui est important.  

La première étape est la commande. Il y a deux points importants. Tout d’abord, il faut que vous soyez d’accord avec votre client sur ses termes: produits ou services, prix, délais etc… C’est évident, mais dans les faits, si le client vous demande un délai, et que vous ne puissiez pas le tenir, revenez-vous vers le client pour le lui signaler ? Vérifiez vous qu’il est d’accord ? Si oui parfait, sinon méfiez vous des conséquences. Le deuxième point c’est de matérialiser l’accord avec le client. En l’espèce l’écrit est la seule preuve recevable. Les commandes orales doivent toujours faire l’objet d’une confirmation écrite, et de préférence signée par le client. Une commande écrite du client, mais modifiée (pour le délai par exemple) doit également faire l’objet d’une confirmation signée du client.  

Ca y est votre commande est assurée. Vous lancez votre production. Vous vous mettez d’accord avec le client pour la livraison. Vous livrez le produit ou vous exécuter la prestation. C’est bien, mais ce n’est pas suffisant. Il faut que le client réceptionne ce bien ou ce service. Pour les biens il s’agit souvent d’un bon de livraison (B/L) ou d’une lettre de voiture (LDV). Ce document doit absolument être signé par le client pour qu’il lui soit véritablement opposable. Il doit également indiquer ce qui est livré. Pour les services il existe d’autres documents comme les PV de réceptions qui doivent également être approuvés par le client. 

La commande est faite, elle est livrée, le service facturation doit en avoir connaissance immédiatement. La facture doit être établie dans la foulée. La facture doit comporter toutes les informations nécessaires à son traitement par le client. Certains clients ont des demandes spécifiques, comme des numéros de commande interne (ex : EDF). Sans ce numéro, ils ne savent pas traiter la facture. Vous ne serez donc pas réglé. Cette information spécifique doit être demandée à l’ouverture du compte client et intégrée dans la fiche du client de votre logiciel de facturation. La facture doit également comporter toutes les informations imposées par la loi (ex N° de TVA). Mais surtout elle doit reprendre fidèlement ce qui a été livré au client en tenant compte des conditions incluses dans la commande. Cela est particulièrement vrai pour les prix et remises. 

Vous voyez ce n’est pas si simple, mais un bon circuit de facturation avec une commande et un B/L approuvés vous permet d’établir des factures « en béton » sur lesquelles vous pourrez prendre appui pour être réglé. N’oubliez pas dans vos documents de créer une chaîne de référencement permettant de faire le lien. Le n° de bon de commande est souvent utilisé.  

A vos factures !!! 

 

Michel Pivot (16 avril 2013)