mardi 6 février 2018

La facture - un document pas si seul

La facture est le document qui permet à votre entreprise de se faire payer. Il est donc important que le document en lui-même soit de qualité et c’est ce que nous avons évoqué dans l’article précédent. Toutefois, il est important de bien prendre en compte que la facture n’est pas un document isolé et qu’il est la résultante d’un certain nombre d’opérations. Il est donc essentiel que vous travailliez également sur la qualité du processus amont. Voyons de quoi il ressort :

L’objectif d’une bonne facture c’est qu’elle soit inattaquable. Elle doit donc refléter parfaitement l’accord qui a été conclu avec votre client. En effet, tout a commencé avec une commande. Votre client vous a passé une commande pour vous acheter un produit ou un service. Il est essentiel que vous ayez une trace concrète de cette commande. Cela signifie qu’il faut qu’il y ait un écrit. Cet écrit peut-être soit la commande envoyée par le client si elle comprend bien tous les éléments nécessaires (produit, quantité, prix …) et si vous êtes d’accord avec ces éléments. Dans le cas contraire, il faut renvoyer au client une confirmation de commande avec vos éléments que le client doit vous retourner signée. Vous avez à ce moment-là, la certitude que le client et vous, vous êtes bien d’accord sur l’opération à mener. Cela permet également de s’assurer un élément substantiel de preuve si vous deviez aller devant les tribunaux. A noter que pour des raisons de suivi des documents, nous vous conseillons fortement d’indiquer sur la facture le numéro de la commande et/ou de la confirmation de commande.

Vous êtes d’accord sur ce que vous devez produire. La production est faite, vous devez maintenant délivrer le produit ou service. Votre prestation ne sera réalisée que lorsque le client sera devenu propriétaire du bien ou du service. Il vous faut une preuve écrite de ce transfert et cette preuve ne doit pas contenir de réserves. Les preuves les plus fréquentes sont la lettre de voiture pour les biens ou le PV de réception pour les services. Pour que ces documents constituent un élément de preuve, ils doivent être signés par le client et ne pas comporter de réserves du style: cartons détériorés, produits manquants … S’il y a des réserves, vous devez les lever le plus vite possible pour éviter toute contestation de votre facture. Il est important que sur la facture vous fassiez référence au document de livraison, ce qui vous permettra par la suite, en cas de contestation de retrouver facilement le document. 

La facture n’est donc pas un document isolé. Elle fait partie d’une chaîne dont elle est la résultante. Chacune des étapes de la chaîne doit être soignée à la fois pour s’assurer que vous vendez bien ce que le client souhaite et qu’il a bien reçu le produit ou le service. Mais également pour vous assurer les éléments de preuves qui vous permettront de vous défendre lorsqu’un client de mauvaise foi contestera votre facture. Cela signifie que vous devez vous organiser, vous devez également sensibiliser vos équipes.
Objectivement, il existe des métiers de tradition orale. Il est alors difficile d’obtenir des commandes écrites des clients et le nombre, la rapidité des opérations rendent les confirmations de commande inopérantes (exemple le négoce de fruits et légumes). Pour cela, il sera sans doute difficile d’avoir des preuves écrites de la commande. Cependant chaque fois que c’est possible soignez la documentation de vos factures.
 

 

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Michel Pivot (6 février 2018)                            
DAF Evolution
 

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