mardi 18 septembre 2018

Penser à organiser le suivi du budget

Le budget est un formidable outil pour organiser, fédérer et définir la route de votre entreprise. Il est donc une étape obligée, qui doit être vécue comme une opportunité pour vous et vos équipes. Mais le budget ne prend toute sa valeur que si vous vous en servez lorsqu’il est fait. Il est donc indispensable d’en organiser le suivi. Voyons ce qu’il en est :
 
L’organisation du suivi débute en fait dès la conception du budget. En effet, comment pourrez-vous suivre un budget, si vous n’avez pas clairement identifié dès le départ ses hypothèses et ses éléments constitutifs ? Il est donc déjà important que toutes les hypothèses que vous avez prises soient écrites noir sur blanc, afin qu’elles soient connues de tous et que vous puissiez vous y référer. Par éléments constitutifs, nous entendons les modes et méthodes de calcul. Prenons un exemple simple. Le budget des ventes n’est pas constitué par un seul montant. En fait, vous allez d’abord mensualiser votre budget ce qui signifie que vous allez indiquer un chiffre d’affaires par mois, qui n’est pas une simple division par 12 d’un chiffre annuel. Puis ce chiffre d’affaires mensuel sera détaillé par type de produit et de service. Il comprendra des quantités et des prix. Avec cela, vous êtes en mesure de savoir ce que comprend très exactement votre budget.

Le suivi devra être fait sur une base mensuelle. Il est essentiel de rapprocher l’activité réelle de celle que vous aviez budgétée. En effet, le budget est un thermomètre qui vous sert à mesurer les écarts entre ce que vous aviez prévu et ce qui se passe. Ces écarts vous permettent de comprendre où vous êtes sur la route. Etes-vous sur une sortie de route, en retard ou en avance ? Cela vous aide donc à comprendre ce qui va bien ou mal et donc à corriger ou amplifier la trajectoire. Vous devez donc organiser un rapprochement entre réel et budget pour faire ressortir les écarts. Tous les écarts significatifs doivent alors être analysés. Pour pouvoir réaliser une analyse pertinente, il est important de ne pas se contenter de comparer le chiffre global, mais de descendre dans ses éléments constitutifs. C’est là que la construction de votre budget prend toute son importance, car vous allez analyser vos écarts en tenant compte de ce que vous aviez prévu. Pour en revenir à notre chiffre d’affaires, votre analyse pourra être faite par produit, en tenant compte d’écarts sur les quantités et sur les prix. Cette analyse vous permettra donc réellement de savoir là où vous avez sur ou sous performé.

Pour que ce suivi soit efficace, il est absolument nécessaire qu’il soit fait dans un esprit constructif. L’objectif n’est pas de dire que tel ou tel a mal ou bien fait, car comment demander aux équipes d’être le plus objectif possible si elles sont remises en cause. En effet, le bon suivi ne peut être fait que si tous sont convaincus de l’importance et de l’intérêt de l’exercice. Ici encore c’est l’équipe qui est essentielle.

Le suivi du budget est indispensable pour que cet exercice qui nécessite beaucoup d’énergie de toute l’entreprise soit vraiment utile. Il commence dès la construction du budget. Il doit ensuite être réalisé, idéalement mensuellement. Les écarts significatifs (a minima) doivent être analysés par ceux qui sont concernés ce qui signifie que l’objectif n’est pas de trouver un responsable, mais de les comprendre pour apporter une solution ou profiter d’une opportunité.

 

 
Michel Pivot (18 septembre 2018)
DAF Evolution

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