mardi 11 décembre 2018

Nouvel ERP – Société chamboulée

La vie des entreprises n’est pas un long fleuve tranquille. Les obstacles peuvent aussi bien venir de l’intérieur de l’entreprise que de l’extérieur. Ils peuvent être petits ou importants, mais, fort heureusement, en règle générale, les entreprises savent y faire face, les contourner, les surmonter. Parmi ces obstacles, que souvent les entreprises sous-estiment, il y a la mise en place d’un nouvel ERP. C’est particulièrement vrai quand c’est le premier.
 
Mais pourquoi est-ce si compliqué ?
 
 
La mise en place d’un nouvel ERP constitue un travail énorme pour une entreprise. En effet le principe d’un ERP c’est de couvrir tous les champs d’activité de l’entreprise : les achats, la production, le personnel, la finance … L’optique c’est de disposer d’un seul système cohérent et d’optimiser un maximum les processus. Ainsi en saisissant une commande d’achat, je vais engendrer des informations qui suivront tout le processus jusqu’à l’enregistrement de la facture fournisseur dans la comptabilité. C’est cette intégration qui engendre des fonctionnements très différents et qui fait que la société peut être chamboulée.
 
 
Voyons en quoi :


Il y a plusieurs aspects qui vont être impactés :
  • Le fonctionnement de la société devra évoluer.
  • La charge de travail lors de la mise en place est fortement accrue.
  • Le moral du personnel peut être déstabilisé
 
Le fonctionnement de la société:
L’ERP, qui va être mis en place, va être configuré d’une façon spécifique pour coller au plus près au fonctionnement de l’entreprise. Mais, il ne fonctionnera jamais comme le faisaient les systèmes précédents, l’entreprise va devoir donc s’adapter à l’ERP. Si, dans les entreprises, les mieux organisées et disposant de ressources importantes, la formation des équipes est souvent bien faite, c’est beaucoup plus rarement le cas pour les autres entreprises.

 
Toutefois, la formation ne fait pas tout. Il faut que les équipes s’habituent au nouveau logiciel et l’apprivoise. Cette phase, plus ou moins longue, va entraîner des bouleversements que les entreprises mesurent mal et pour lesquels elles ne se préparent pas suffisamment.
 
 
La charge de travail:
Mettre en place un nouvel ERP, c’est quelque chose qui vient se rajouter au travail quotidien des équipes. Il est rare que dans les entreprises, le personnel soit sous-employé. C’est donc un surcroît de travail important. Il est fréquemment sous-estimé dans les entreprises. Cela crée une tension supplémentaire, d’autant plus que des délais doivent être tenus, car l’allongement du temps de mise en place induit des coûts supplémentaires. Cette surcharge de travail entraîne un double problème : une mise en place pas suffisamment réfléchie qui engendrera des problèmes pour l’avenir. Un épuisement des équipes qui ne facilitera pas l’acceptation et l’intégration du nouvel ERP.
 
 
Le moral du personnel:
Le nouvel ERP modifie les habitudes de travail du personnel. Il perd ses repères, et alors même qu’il râlait contre l’ancien logiciel, il en vient à le regretter. Cela peut avoir un impact fortement négatif sur le moral du personnel qui, dans les cas extrêmes, peut finir par rejeter l’ERP. Cet aspect de l’acceptation du nouvel ERP n’est pas toujours pris en compte lors de la mise en place. N’oublions, cependant pas, que ce sont les hommes qui font tourner la machine.
 
La mise en place d’un nouvel ERP n’est donc pas un long fleuve tranquille et va entraîner de nombreux chamboulements dans l’entreprise. Cela ne signifie en aucune mesure qu’il ne faut pas le mettre en place, mais cela implique qu’il faut prendre en compte cet aspect des choses. Quand vous mettez en place un nouvel ERP :
 
 
INTEGREZ LA DIMENSION HUMAINE
PENSEZ A BUDGETEZ LES COÛTS INDUITS
NE SOUS-ESTIMEZ PAS LA CHARGE DE TRAVAIL

 
 
Michel Pivot (11 décembre 2018)
DAF Evolution

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