mardi 18 décembre 2012

Le poste clients : une chaîne à entretenir avec soin


Vous voulez du cash ? Donnez-vous en les moyens !!.

Votre première source, qui est le résultat de votre travail, est constituée par vos clients. Plus ils vous règleront vite, plus vous aurez de trésorerie. L’encaissement des factures est l’ultime étape de tout un processus, qui part du premier contact client et se termine par le règlement. Il faut veiller à ce que tout se passe bien. Comme une chaîne de vélo, mal graissée, elle se grippe et le cash ne rentre pas. Voyons les principaux points de soins :
 
  • Dès l’ouverture du compte client, il est nécessaire de prendre toutes les informations nécessaires à une bonne facturation : Siren, adresse de facturation, de livraison, interlocuteurs … Il faut également négocier les conditions de règlement (demandez des acomptes chaque fois que vous le pourrez), le mode de règlement (proscrivez le chèque). Enfin il est bon d’évaluer le risque client est de fixer un plafond d’encours qui lorsqu’il sera atteint déclenchera au minimum une alerte, et au mieux un blocage. En effet le blocage vous obligera à prendre une décision. La qualité du fichier client évitera bien des déraillements.
  • La commande prise, elle doit être validée. Certains points sont essentiels : les prix sont ils corrects, les éventuelles conditions particulières accordées par le commercial sont elles conformes. Les produits ou les services sont ils disponibles dans les délais spécifiés. La commande doit être validée auprès du client, et tout particulièrement si un de ces éléments doit être changés. Cette validation évitera toute contestation future.
  • Vous vous êtes engagés, vous avez eu la confirmation de vos clients, alors tenez vos engagements. Le client sera satisfait, et ne pourra pas contester pour livraison tardive. N’oubliez pas de faire signer au client un bon de réception (bon de livraison, lettre de voiture …)
  • Facturez au quotidien. Votre vente est faite, la facture part immédiatement. La date de facture fait courir le délai de règlement. A quoi cela sert de négocier un règlement à 30 jours si vous ne facturez qu’une fois par mois ?
  • Relancez votre clients 1 à 2 semaines avant l’échéance, non pas pour demander le règlement mais pour vous assurer qu’il est satisfait de la prestation, que la facture a bien été approuvée ou le sera dans les prochains jours, et que donc le règlement arrivera en temps et en heure. Cela vous permettra d’identifier en amont les litiges et de les traiter avant l’échéance.
  • Relancez vos clients après échéance, et lorsqu’il n’a aucune justification pour ne pas payer, n’hésitez pas à le bloquer, ou à entreprendre toutes les actions nécessaires pour récupérer votre cash. Avec l’approche développée ici vous aurez la commande approuvée, la réception signée, les relances faites. Vous disposerez d’éléments probants devant un tribunal. N’hésitez pas également à ne plus vendre à un client de mauvaise foi ou à exiger un paiement d’avance. 

Votre cash dort dans votre poste clients. C’est à vous de le réveiller, mais il faut bien comprendre que le règlement de vos clients est le dernier maillon d’une chaîne. Cette chaîne vous devez la mettre en place et l’entretenir avec soin. La rapidité des règlements de vos clients est un signe fort sur la qualité de votre organisation. N’hésitez pas à faire appel à des intervenants extérieurs qui vous apporterons l’expérience métier et l’œil critique permettant de faire évoluer les processus et les mentalités.
 

Michel Pivot (18 décembre 2012)


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