L'enchaînement des documents comptables

Que vous le vouliez ou pas, il est nécessaire en tant que dirigeant de discuter avec vos comptables et/ou experts-comptables. Nous avons tous tendance à parler notre jargon professionnel, et cela rend les discussions compliquées avec ceux qui ne le maîtrisent pas. Il en est de même avec cette profession. Toutefois, il y a des choses simples à connaître et qui facilitent la relation. Il est important de comprendre l’enchaînement des documents comptables qui traduisent les opérations qui sont faites. Alors suivez le guide :…..

Toutes les opérations faites par l’entreprise sont enregistrées par des écritures comptables dont le débit est égal au crédit. Nous disons qu’elles sont équilibrées. Les écritures comptables sont passées en utilisant des journaux. Il y a notamment les journaux de ventes, d’achats, de paie … Dans un journal sont regroupées toutes les écritures de même nature. Ainsi, dès que votre comptable émet une facture et passe une écriture de vente qui lui correspond, il utilise un journal de vente. Ce journal regroupe donc toutes les opérations de vente et uniquement celles-là. Cela est intéressant, car en exportant ce journal sous Excel vous pourrez facilement faire toutes les statistiques qui vous intéressent. 

Le grand livre est un autre document que vous devez connaître. Il permet de connaître pour chaque compte comptable, le détail des opérations qui ont été enregistrées sur la période. Si vous prenez un compte client, il va indiquer toutes les écritures de vente (journal de vente) toutes les écritures de banque (journal de banque) et éventuellement les écritures diverses comme un reclassement de compte à compte (journal d’OD pour Opérations Diverses). Lorsque le comptable enregistre un règlement d’un client ou à un fournisseur, il impute ce règlement à la facture concernée. Les comptables parlent de lettrage. Dans le grand livre, il y a une zone (le code lettrage) où cette information est indiquée. Ainsi le premier règlement imputé à la facture portera le code AAA par exemple, le deuxième règlement AAB, etc. Il est alors possible d’éditer le grand livre avec uniquement les écritures non lettrées. Cela permet de connaître toutes les factures clients pour lesquelles l’entreprise n’a pas reçu d’encaissement. Cela est très utile lorsque vous devez faire votre relance. 

La balance est un document de synthèse, il reprend tous les soldes et uniquement les soldes de tous les comptes comptables de la société. Il permet d’un seul coup d’œil de connaître la situation de tous vos comptes. C’est avec ce document que sont construits les documents de synthèse bilan et compte de résultat dont nous avons parlé la semaine dernière. 

Enfin le plan comptable, ou le plan de comptes c’est le document qui vous permet de connaître tous les comptes utilisés par la société. En France ce plan de compte est normé ce qui signifie qu’il existe une règle qui indique que tel compte porte tel type de numéro. Ainsi les comptes de classe 7 (dont le numéro commence par 7) sont les comptes de produits. Tous les comptes de vente commencent par 70.

Connaître ces principes de base est essentiel pour pouvoir discuter avec vos équipes comptables, et surtout vous permet de demander exactement l’information qui vous est utile. En effet, n’oublions pas que la comptabilité n’est pas faite pour les comptables, mais pour permettre aux dirigeants de disposer des outils financiers pour piloter leur entreprise. 

 

Michel Pivot (27 septembre 2016)

DAF Evolution