mardi 24 octobre 2017

Les outils informatiques au service du comptable

Les services comptables, comme bien d’autres doivent toujours faire face à des gains de productivité. Ils bénéficient dans ce cadre d’outils informatiques qui leur permettent de faire ce qui autrefois était fait à la main. Ces outils sont nombreux et parfois partagés avec d’autres services. Il ne s’agit pas de faire ici un catalogue, mais de citer ceux qui nous paraissent les plus pertinents. Voyons cela:

Le premier est bien entendu le logiciel comptable, qui peut être intégré à d’autres logiciels comme un ERP, mais surtout dans les petites entreprises peut-être isolé. C’est le logiciel de base qui va permettre d’enregistrer toutes les opérations faites par l’entreprise. Il comprend toujours 2 séries de comptes. Les comptes de comptabilité générale qui permettent d’établir les documents financiers comme le bilan et le compte de résultat. Les comptes analytiques qui permettent à l’entreprise de calculer et de suivre ses prix de revient. C’est donc l’outil essentiel du comptable. Il peut être relié à d’autres outils informatiques comme la paie, la facturation, les immobilisations. Plus votre entreprise va être importante, plus elle aura des logiciels qui sont intégrés (jusqu’à un ERP complet) qui vont permettre d’accélérer la production de l’information financière par la réduction des doubles saisies. Cela permet également de limiter les erreurs. Cela signifie cependant que les équipes doivent être formées à la bonne compréhension et utilisation de tous ces logiciels qui les concernent.

Le logiciel de trésorerie, est un outil que l’on trouve beaucoup moins dans les entreprises, surtout les petites, mais il est important de connaître son existence, car il permet de suivre votre trésorerie en récupérant les informations issues de vos banques. Cet outil ne sera pas pertinent dans une TPE ou une petite PME, car les besoins sont faibles, mais il le devient dès que votre entreprise commence à croître et qu’il est nécessaire pour vous de connaître votre situation et de vous projeter dans l’avenir. N’oubliez pas que sans trésorerie, votre entreprise ne survit pas longtemps.

Le logiciel de relance est un outil dont on parle assez peu souvent. Il permet d’organiser la relance de vos clients et d’enregistrer tout ce qui a été fait avec eux. Dès que vos comptes clients se multiplient et que leur retard commence à s’accumuler, ce type d’outil est d’une grande utilité et peut donc être mis en place pour accélérer vos rentrées de trésorerie.

Le dernier logiciel dont nous parlerons ici est présent dans toutes les entreprises. Il s’agit du tableur, très souvent Excel, mais pas uniquement. C’est un outil qui est devenu indispensable, car il permet de traiter facilement des données. Il n’est bien entendu pas utilisé que pour la comptabilité, mais est très utile pour les comptables. Il le sera d’autant plus que les équipes (comptables ou pas) seront formées à son utilisation et ses limites.

Il existe donc de nombreux outils à disposition des équipes financières. Mais ces outils ne sont que des facilitateurs et des accélérateurs. Il n’empêche pas que votre personnel soit formé à leur métier de base et qu’ils le soient également à l’utilisation des logiciels mis à leur disposition.
 

 

 

Michel Pivot (24 octobre 2017)
DAF Evolution
 

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