Excel: intérêts et limites

Parmi tous les outils dont disposent les financiers, il en est un qui devient incontournable. Il s’agit bien entendu du tableur. Nous parlerons ici d’Excel, mais peut importe son nom, il est indispensable dans toutes les parties de la gestion de l’entreprise et bien sûr bien au-delà. Il est devenu, anodin, dans le sens où il fait tellement partie de notre environnement que nous n’y apportons pas toute l’attention qu’on devrait y faire. Parlons ici de ses intérêts, mais aussi de ses limites :

Les intérêts sont nombreux. De mon point de vue l’un des premiers est la souplesse. Vous pouvez construire des tableaux de toutes sortes à partir de données internes ou externes. Il vous permet donc de vous libérer des contraintes de gros logiciels qui par définition sont structurés et vous empêchent de sortir du cadre. A condition de savoir ce que vous voulez faire, il est donc possible de jouer sur les deux tableaux, le progiciel complété par Excel qui vous donne de l’efficacité dans vos traitements.

La puissance de calcul, la diversité des formules, la possibilité d’automatisation via des macros ou des programmes, rendent bien sûr l’outil encore d’autant plus performant que vous le maîtrisez mieux. Mais même avec des connaissances réduites, il est facile de faire toute sorte de travaux comme des budgets, des calculs d’intérêts, d’amortissements …. Cela est sans limites ou presque. Il va permettre aussi de faire des suivis et des analyses. Nous ne parlerons pas ici d’autres fonctions comme les graphiques et autres analyses de données. 

Excel est donc hyper puissant. Mais ce colosse a les pieds un peu fragiles. Voyons quelques faiblesses :

* Sa puissance est une faiblesse, car il peut faire tellement de choses que l’on ignore ou que l’on peut comprendre mal. Une formule toute simple, mal comprise et cela peut-être la catastrophe. L’exemple de la formule RechercheV si pratique pour certains. Le dernier paramètre « faux » ou « vrai » change tout. Trompez-vous et votre résultat ne sera pas bon. Si le tableau est anodin, peut-être qu’il n’y aura pas de conséquence, mais dans le cas contraire ?

* Absence de contrôle : tout peut-être construit ou en tout cas beaucoup avec ce programme, et chacun est libre de le faire comme bon il lui semble. Quand un tableau est simple, il est relativement facile de contrôler que les résultats sont cohérents. Par contre, si le tableau devient compliqué par la masse des données, le nombre des formules, les références croisées …, il peut-être extrêmement difficile de vérifier que le travail fait est bon. Imaginez un budget d’exploitation lié avec un budget de trésorerie. Vous vous trompez dans une formule et votre résultat et votre trésorerie sont faux. Dommage !!!

Excel ou les autres tableurs sont donc des outils indispensables de nos jours dans tous les services financiers, car il rend des services et complète les gros outils à disposition. Mais, il nécessite la plus grande prudence, d’autant que les risques sont souvent mal appréciés par les utilisateurs qui peuvent avoir tendance à prendre ses résultats pour argent comptant. A notre sens, le plus grand risque et cette inconscience des limites, mais avec cette prudence, quel outil indispensable. 

 

 

Michel Pivot (31 octobre 2017)

DAF Evolution