mardi 7 novembre 2017

Excel de l'importance de la formation

Excel, comme nous vous l’avons expliqué est un outil formidable au service des financiers, mais il est aussi un outil dont la fiabilité dépend beaucoup de la compétence de l’utilisateur. Lorsque l’on comprend cela, il devient vite évident que l’entreprise a tout intérêt à faire en sorte que les utilisateurs soient formés. Or de façon relativement curieuse, même si de nombreuses formations existent, il n’y a pas une approche systémique de cette formation. Voyons ce qui nous paraîtrait important:

A notre sens, la formation qui devrait être envisagée pour les salariés devrait être à deux niveaux :
 
* Un niveau de base, dont les objectifs seraient tout d’abord de montrer l’utilité de l’outil avec ses limites. Il est important que chacun comprenne qu’Excel ou ses équivalents sont des outils très puissants, mais en même temps, nécessite d’être maniés avec précaution, car ils n’intègrent pas d’autocontrôle. Cette formation de base doit également donner un ensemble des éléments de base qui permettent d’accélérer les travaux. Par exemple, il est important de connaître les principaux raccourcis clavier qui permettent de gagner du temps. Connaître les différentes formes de copier-coller. Savoir quel type de fonctions est à disposition et savoir où les trouver et comment utiliser l’aide pour s’en servir. Enfin quelques fonctions de base comme si, concaténer … devraient être connues.

* Un niveau adapté, adapté, signifie ici que les besoins des différents utilisateurs ne sont pas les mêmes. Il est donc nécessaire que la formation colle le mieux possible au travail de l’utilisateur. Cette adaptation est indispensable, car la puissance de l’outil est telle qu’il n’est pas possible et pas utile de tout apprendre. Il est donc essentiel de cadrer la formation au travail fait par l’utilisateur ou par groupe d’utilisateurs. L’idéal est de pouvoir travailler directement à partir d’exemple concret des utilisateurs. Cela signifie d’analyser les informations dont  ils disposent et de comprendre ce qu’ils souhaitent en faire. A partir de là, il est possible de mettre en place un programme de travail qui leur permettra de connaître les fonctions adaptées à leur activité. Ce type de formation est plus compliqué à mettre en place, car nous sommes ici dans le sur mesure. Elle est donc forcément plus onéreuse pour l’entreprise, mais elle est créatrice d’une valeur plus importante, car elle permet aux utilisateurs de produire, plus, mieux et de façon plus sécurisée. 

La formation des équipes à Excel est vraiment indispensable. L’outil est tellement répandu que l’on a tendance à croire que tout le monde sait s’en servir, mais dans les faits, les niveaux de connaissance sont vraiment très disparates. La formation de base est donc indispensable et devrait être dispensée dans toutes les entreprises. La formation  « adaptée » doit également être envisagée pour tous ceux qui sont appelés à faire une utilisation importante d’Excel. Son objectif est une formation ciblée pour augmenter la qualité et la rapidité de l’utilisation dans le travail quotidien.

Formez vos équipes à Excel et faites le faire par quelqu’un qui est à même de comprendre les besoins de votre entreprise.

 

 

Michel Pivot (7 novembre 2017)
DAF Evolution
 

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