mardi 14 novembre 2017

Relance client - l'aide logicielle

Si vous suivez régulièrement les articles publiés, vous comprenez l’importance d’une bonne relance client pour optimiser les règlements des clients. La relance client, comme beaucoup de travaux est faite de nombreuses actions. Cette multitude d’actions nécessite un suivi précis qui doit être organisé. C’est pour faciliter ce travail que l’informatique est un allié précieux. Mais il y a bien des degrés différents d’aide, alors voyons cela:

Pour faire le bon choix de l’aide informatique que l’on pourra mettre en place et utiliser, il faut d’abord connaître l’ampleur de la tâche et les moyens dont on dispose. Si vous n’avez que quelques clients avec des grosses factures, vous imaginez bien que le travail ne sera pas identique à si vous avez de très nombreux clients avec des factures de tailles très différentes. Si votre entreprise est riche, ou si elle a peu de moyens, vous ne pourrez pas faire les mêmes choses.

* Le premier niveau est d’utiliser, si elle existe, la zone texte qui est attachée à la facture ou au client. L’avantage c’est que cette information sera disponible pour tous qui sauront donc où vous en êtes avec le client. Mais cette zone peut-être limitée en nombre de caractères et elle ne permet pas des rappels tels que le client m’a promis un chèque pour le 20 mars. Le 21 ou 22 mars, je vérifie que j’ai bien reçu le chèque. Bien entendu pour ces rappels, il est possible d’utiliser un outil comme Outlook, mais tout cela devra être saisi à la main.

* Le deuxième niveau est d’utiliser Excel ou un équivalent. Le principe est d’exporter sur le tableur toutes les factures non réglées avec leur date d’échéance. C’est sur le tableur que l’on inscrira les commentaires. Il est possible d’enregistrer le fichier dans un répertoire partagé, ce qui permet à toutes les personnes concernées de savoir ce qui se passe. Pour le suivi des actions, il sera possible de combiner cela avec Outlook. La difficulté ici, c’est de ne pas perdre de l’information lorsqu’une nouvelle extraction de factures est faite. Il faut donc s’assurer que les commentaires qui avaient été faits précédemment sont bien repris sur le nouveau fichier. Il faut aussi s’assurer que le tableau mis en place est bien fiable comme vu dans l’article Excel Intérêts et Limites.

* Le troisième niveau est d’utiliser un logiciel spécialisé pour ce type d’opérations. Cela représente un investissement pour l’entreprise et donc ne peut être fait que par les entreprises qui en ont les moyens et dont l’activité le justifie. L’intérêt de ce type de logiciel est de professionnaliser la relance parce qu’elle permet de définir des politiques de relance différenciée en fonction des typologies de clients. Elle permet d’avoir un suivi précis de ce qui a été fait et de ce qui doit être fait avec des rappels automatiques. Elle facilite le travail des chargées de relance en regroupant toutes les informations relatives au client et concernant leur travail. Enfin, elle permet de faire des statistiques sur la relance, mais également sur les litiges dans la mesure où on a intégré cette dimension.

Vous pouvez constater qu’il existe différents niveaux et méthodes de suivis informatiques pour aider la relance. Nous vous en avons décrit les principaux. La qualité de votre relance et donc l’amélioration de votre trésorerie en seront impactées. Ces outils font partie de l’organisation de votre relance, ne laissez donc pas cela au hasard, définissez exactement ce dont vous avez besoin et mettez-le en place. 

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Michel Pivot (14 novembre 2017)
DAF Evolution
 

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