mardi 13 novembre 2012

TPE / PME la comptabilité doit être disponible

Quand votre entreprise atteint une taille significative elle dispose des moyens pour recruter un comptable qui tiendra la comptabilité de votre entreprise. Vous êtes indépendant. Mais pour beaucoup de TPE et petite PME, la comptabilité est confiée à un expert comptable. L’entreprise ne dispose plus de l’information au quotidien. Dans un article précédent (Sans comptabilité pas de salut) nous expliquions pourquoi elle est indispensable à la gestion de l’entreprise. Alors comment faire quand on n’est pas le maître d’œuvre ?



La première action à mener est de choisir un expert comptable qui remplit les deux critères suivants :
  • La saisie de vos opérations comptables doit être faite dans votre entreprise et non pas au cabinet. Cela permet à la personne du cabinet qui fait la saisie de vous poser immédiatement toutes les questions qui permettront d’enregistrer correctement vos opérations. En effet il ne connaît pas les subtilités de votre métier et donc ne peut pas toujours savoir à quoi correspond telle ou telle opération. De plus ce comptable gère plusieurs dossiers, et ne passe sur le votre peut-être qu’une journée par mois. Il ne peut donc pas acquérir la connaissance de vos particularités.
  • Le logiciel comptable de l’expert comptable doit être accessible pour vous directement par internet. Cela vous permet d’avoir accès à tout moment à la situation de votre entreprise. Bien sur, si le comptable n’intervient qu’un jour pas mois, votre vision aura en moyenne 15 jours de retard. Cependant cela est beaucoup mieux que d’obtenir de l’expert comptable une situation semestrielle ou annuelle. 

La deuxième action que vous pouvez faire est de vous former à la saisie comptable. Il ne s’agit en aucun cas de devenir comptable, mais d’apprendre à saisir 4 opérations : la facture client et son règlement, la facture fournisseur et son règlement. Cela n’est vraiment pas compliqué. Si le logiciel de votre expert comptable est accessible via internet, vous pourrez saisir ces écritures de façon provisoire (l’expert comptable les validera). Vous aurez alors une vision de votre situation qui vous permettra de mieux gérer votre trésorerie. En effet vous saurez quel client vous a réglé (puisque vous aurez enregistré les règlements clients) et donc quel client doit être relancé pour encaisser le cash. Parallèlement vous connaîtrez les fournisseurs à payer et quand.   

La troisième action à mener à défaut de la deuxième est de tenir un échéancier papier. C’est très simple : dans un échéancier vous classez toutes vos factures clients par date d’échéance. Quand vous recevez le règlement vous en faites un copie, l’agrafez à la facture et le sortez de l’échéancier. Il ne reste donc que les factures à relancer. La même chose peut être faite pour les fournisseurs. En classant une copie des factures par échéance vous savez quelles factures sont dues. Lorsque vous les réglez vous indiquez sur la facture les informations du règlement (ex : chèque CL n°xxxxx de xxx,xx€ du jj/mm/aa). Puis vous sortez la facture de l’échéancier. 

D’autres solutions peuvent être envisagées et mise en place en fonction de votre environnement. Dans tous les cas il est cependant indispensable que vous puissiez d’une part avoir un accès simple, facile et rapide à votre comptabilité. Il est également absolument nécessaire que vous sachiez qui vous doit de l’argent et ce que vous devez régler dans les prochains jours / semaines. Ne pas connaître cela reviendrait à conduire une voiture avec un bandeau sur les yeux. Alors ouvrez-les !!!
 

Michel Pivot (13 novembre 2012)


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