Logiciel interne ou externe: Que Choisir ?

Depuis l’avènement de l’informatique nous utilisons toutes sortes de logiciels pour travailler dans nos entreprises. Cela va des outils de bureautique comme word ou excel jusqu’aux ERP (Entrerprise Ressource Planning, ou en français PGI : Progiciel de Gestion Intégrée). Ces outils nous ont permis de développer la productivité des entreprises de façon phénoménales. Ils sont donc devenus totalement indispensables. Faire le bon choix, ou le mauvais ( !) a des conséquences importantes sur la vie de la société et cela pendant plusieurs années. Doit-on alors choisir un logiciel sur étagère ou développer son propre outil ?

La question se pose bien sûr pour des entreprises d’une certaine taille. La TPE ou la petite PME n’ont pas les moyens de faire développer en interne. Elles passeront obligatoirement par un logiciel du marché. Dans ce choix (interne / externe), il y a bien entendu un aspect coût d’acquisition, de maintenance et / ou développement. Il est difficile d’avoir une opinion tranchée dans ce domaine car tout dépend ce que l’on y met et la période que l’on considère. En théorie, le coût d’acquisition d’un ERP est moins élevé dans la mesure où les frais de développement sont amortis sur de nombreuses sociétés. Mais dès que vous demandez du spécifique, et il y en a souvent, cela coûte très cher. Les coûts de maintenance et de formations sont souvent élevés avec des prestataires externes. Au final le coût d’un ERP bien que moins cher au départ peut vite devenir élevé. Donc le coût est un élément important, mais difficile à comparer réellement. Voyons les autres aspects. 

Le progiciel interne permet de faire exactement ce que l’on souhaite. Il adapte le logiciel au fonctionnement de votre entreprise. Il peut du coup donner un avantage compétitif, puisqu’il respecte votre mode de fonctionnement et ne vous impose pas de fonctionner comme les autres. C’est sans doute le plus gros avantage. Encore faut-il que vous ayez défini précisément le cahier des charges et qu’il ne soit pas le reflet du passé, mais une construction sur l’avenir. Il faut donc une équipe projet bien intégrée dans la société, connaissant ses modes de fonctionnement mais capable de s’en détacher. C’est loin d’être simple, surtout si au départ on n’a pas orienté le projet dans ce sens et que l’on a pas attribué un budget suffisamment important.

Le logiciel est construit et mis en route. Malgré tout le travail qui aura été fait, le nombre de bugs est toujours élevé, d’autant plus que contrairement à un ERP, il n’a jamais été utilisé grandeur nature. Les clients internes (les utilisateurs) peuvent vite être exaspérés et désabusés. La communication interne est indispensable.

Autre difficulté, la maintenance et l’évolution du logiciel, car il va devoir s’adapter aux évolutions de l’entreprise. Cela doit être pris en compte dès l’origine. Ce type d’outil n’est jamais fini (cent fois sur le métier remettez l’ouvrage). La société ne pourra compter que sur elle pour les évolutions. Si le logiciel a mal été documenté et que les créateurs quittent la société cela peut être un gros problème. 

Le progiciel externe permet d’avoir une base solide et pérenne. Les aléas du départ des concepteurs n’existent pas ou sont faibles. La problématique des bugs lors de l’installation est réduite bien qu’elle existera quand même dans la mesure où le logiciel aura du être paramétré pour satisfaire au plus près les besoins de l’entreprise.

Dans ce cas c’est à l’entreprise de s’adapter au progiciel. Elle doit rentrer dans le moule, et son mode de fonctionnement, même s’il est adapté à ses besoins, sera dans le même moule que tous ceux qui utilisent ce progiciel : pas de gain de compétitivité.

Les adaptations sont chères car elles demandent souvent le développement de spécifiques. Ces spécifiques s’ils ne sont pas intégrés dans le progiciel de base, car considérés comme trop particulier par le propriétaire de l’ERP, vont rendre les évolutions plus compliquées ou plus onéreuses. A chaque nouvelle version de l’ERP que l’entreprise voudra mettre en place, elle devra demander l’évolution du spécifique.

La connaissance du logiciel est externe. Lors de la mise en place des super-utilisateurs ont été formés. Ils ont participés à l’installation du progiciel, et en comprennent les rouages. Mais ils vont évoluer et leurs remplaçants n’auront pas cette connaissance. L’entreprise deviendra de plus en plus dépendante de l’éditeur.

 

Interne ou externe, il n’y a pas de solution parfaite. Cela dépend essentiellement de ce que vous recherchez. Le plus important est de connaître les aléas de chacun et de se positionner par rapport à eux. 

 

Michel Pivot (23 juillet 2013)