mardi 2 septembre 2014

Le budget : le faire c’est bien, s’en servir c’est mieux

C’est la rentrée, le moment où les bonnes résolutions sont prises. Vous avez donc décidé de faire votre budget, d’impliquer vos équipes et d’en faire un vrai moment de réflexion et de prospective. Vous êtes sur la bonne route. Toutefois, vous n’avez fait qu’une partie du chemin. Il faut que vous vous en serviez. Voyons ce que cela signifie …


Le budget est un gros travail, qui vient se rajouter au quotidien des équipes. Ce surcroît d’activité peut entraîner consciemment ou inconsciemment le désir de ne plus y revenir. Cette mise de côté rend en fait quasiment inutile tout le travail qui a été fait. Il est indispensable qu’il soit considéré comme le phare qui éclaire la route. Il est donc important de mesurer en permanence si la société reste sur la bonne route ou s’il y a un décalage. 

Le véritable intérêt du budget est d’être un instrument de mesure. S’il reste au placard, il ne sert à rien. Il faut donc que tous les mois ou au minimum tous les trimestres, pour les plus petites entreprises, un comparatif soit fait entre le réel et le budget. 

Faire un tel comparatif nécessite, bien entendu, une comptabilité à jour. En effet sans comptabilité bien tenue, il n’est pas possible d’arrêter rapidement une situation. Si vous n’avez pas une bonne situation, il vous est impossible de comparer, le réel au budget. La comparaison, ce n’est pas de mettre des chiffres les uns à côté des autres et de faire la différence. Bien sûr on commence par cela. Mais il s’agit de comprendre la raison de l’écart. C’est cette raison qui va vous permettre de savoir si vous êtes sur la bonne route. Il s’agit, ici encore, d’un travail d’équipe. Les chiffres ne disent pas tout. Il faut les rapprocher des faits. C’est ceux qui ont agi et pris les décisions qui peuvent expliquer ce qui s’est passé. Si, comme nous le recommandons, ces mêmes personnes ont fait le budget, elles sont à même de comprendre l’écart. Les décisions correctrices peuvent alors être prises. 

Pour que cela fonctionne correctement, il faut d’abord travailler à un niveau de détail suffisamment fin pour que cela soit pertinent. Le fait que votre chiffre d’affaires soit en ligne avec le budget peut masquer un mix produit différent avec des conséquences importantes sur les marges. Il faut donc travailler de façon plus fine. La deuxième condition c’est l’honnêteté intellectuelle. Il faut être objectif. Cela signifie que l’entreprise doit accepter l’erreur, mais refuser le mensonge. Le personnel doit être encouragé à dire les choses, même quand elles sont désagréables, car sinon, les vraies raisons des écarts ne sont pas toujours identifiées et donc les mesures correctrices ne peuvent pas être prises. 

Ne vous contentez pas de faire le budget, même si c’est un prérequis absolument indispensable. Il faut mettre en place un suivi du budget, en analysant les écarts entre le réel et le budget. Il faut pour cela impliquer les équipes dans le budget et dans l’analyse des écarts. Il faut les encourager à être objectif en autorisant l’erreur à condition qu’elle ne soit pas cachée et qu’on s’en serve pour construire le développement de l’entreprise. 

 

Michel Pivot (2 Septembre 2014)
DAF Evolution

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