Les achats et la finance

Il est rare de trouver un service achat dans une PME, c’est plutôt l’apanage des sociétés plus importantes. Toutefois, toute entreprise doit acheter et même si un service n’est pas dédié à cela, il y a des acheteurs dans chaque entreprise. Ils  n’en ont parfois pas conscience, car cela ne représente qu’une petite partie de leurs activités. Les achats sont donc incontournables dans une entreprise. Voyons comment les fonctions achats et finance collaborent.

La qualité des achats est fondamentale dans la qualité des produits ou du service rendu. Il y a ce vieil adage anglais : « garbage in garbage out ». Comment voulez-vous faire des produits ou services de qualité si ce que vous mettez dedans ne l’est pas ? Les cuisiniers le savent bien, on ne fait de bons plats qu’avec de bons produits. 

Mais les achats c'est également une composante importante du résultat et des sorties de trésorerie. Si l’on veut améliorer les deux, il est utile, voire essentiel, de travailler sur ce poste. En achetant moins cher, vous aurez donc à la fois plus de résultats et une meilleure trésorerie. 

Vous voyez bien ici la double composante des achats. Cette fonction est à la croisée des chemins et sa relation avec la finance est importante. Elle va se passer à deux niveaux principalement : le contrôle des coûts et le prévisionnel. 

La finance souhaite que les achats soient maîtrisés au sein de l’entreprise pour optimiser résultat et cash. Elle va veiller notamment qu’il y ait un processus d’achat qui soit contrôlé avec une double optique : éviter tous risques de fraudes et optimiser les achats. Vous voyez ici que le terme utilisé est optimiser et non pas réduire. La recherche du coût le plus bas n’est pas systématiquement la meilleure solution, mais ne pas surpayer est essentiel. Eviter les fraudes cela passe notamment par la séparation des fonctions finance et achat. Un principe de base du contrôle interne est la séparation des tâches : celui qui commande, n’est pas celui qui valide et même celui qui paie. 

La fonction achat joue un rôle important dans tout ce qui est prévisionnel que cela soit le budget ou les prévisions de trésorerie. Elle détient les informations sur ce qui doit être acheté, quand et combien. L’étroite collaboration entre les deux services, l’un proposant, argumentant et l’autre contrôlant et s’assurant que ce qui est proposé rentre dans le cadre global des possibilités de l’entreprise. N’oublions pas, en effet qu’une entreprise doit faire des bénéfices et surtout que sans trésorerie, elle ne survit pas. 

Vous voyez qu’ici encore les fonctions finance et achat sont et doivent être en étroite collaboration. Il est important de rappeler que l’objectif doit être commun. Il s’agit à la fois de servir son marché (ses clients) et de faire du résultat avec de la trésorerie. Ces objectifs doivent être déclinés à la fois court, moyen et long termes. Il s’agit d’un équilibre. Il sera atteint d’autant plus facilement que chacun partagera cette vision et que le dirigeant s’assurera qu’elle soit partagée et respectée.

 

 

Michel Pivot (6 décembre 2016)

DAF Evolution